法人カードで社用車・駐車場の支払いを管理する｜タイムズ法人カードの使い方

なぜ社用車・駐車場の支払いは管理しづらいのか

車まわりの支出は、1回あたりの金額が小さいわりに件数が多いのが特徴です。コインパーキングは数百円単位、レンタカーやカーシェアは使うたびに金額が変わり、しかも利用者は複数。結果として、現金やプライベートのクレジットカードで社員が立て替え、月末にまとめて申請する形になりがちです。

立替精算そのものが悪いわけではありませんが、件数が増えると「領収書をなくした」「どの案件の移動か分からない」「精算が翌月にずれて数字が読めない」という問題が起きます。特にひとり社長や少人数の会社では、経理担当が兼務なので、この細かい作業が毎月じわじわ時間を奪います。

そこで考えたいのが、支払い手段を法人名義に寄せることです。法人カードや、カーシェア・駐車場事業者が用意する法人向けカードを使えば、支払いの時点で法人の取引として記録され、立替と精算の往復が減ります。まずは「立替をなくせる支払いから順になくす」という発想で整理していきましょう。

タイムズビジネスカードでできること（レンタカー・駐車場・カーシェア）

タイムズビジネスカードは、タイムズのサービスを法人利用するための会員カードにあたるものです。法人として契約したうえで、実際に運転する社員ごとにカードを発行し、カーシェア（タイムズカー）やレンタカー、時間貸駐車場の利用を法人へまとめて請求できる仕組みが案内されています。いわゆるクレジットカードとは性質が異なり、タイムズのサービス利用に紐づく会員カードとして位置づけられています。

ポイントは3つです。第一に、利用者ごとにカードを持てるので「誰が使ったか」が記録として残ります。第二に、カーシェアやレンタカーの予約がWebや専用アプリから行え、貸出・返却もカードで操作できます。第三に、駐車場の精算をカードで行えば、その支払いも法人側の明細に集約されます。

一方で、対応している駐車場やサービスの範囲、発行できる枚数、申し込み条件、料金や割引の有無は、時期やプランによって変わります。ここは推測で書ける部分ではないので、検討段階でタイムズの公式サイトや法人向け窓口で最新の条件を確認してください。

導入の手順｜申し込みから社内で使い始めるまで

最初にやるのは、どの支払いを法人に寄せるかの棚卸しです。直近2〜3か月の経費精算を見て、レンタカー・カーシェア・駐車場に関する立替がどれくらいあるか、誰が使っているかを数えます。ここで対象者が1〜2人なら既存の法人クレジットカード1枚で足りることもありますし、複数人が日常的に車を使うなら利用者ごとのカードを発行する方式が向きます。

次に申し込みです。法人契約では一般に、法人の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）や代表者の本人確認書類、実際に運転する人の運転免許証情報などが求められます。設立直後の会社は、登記完了後に取得できる書類が揃ってから進めるとスムーズです。必要書類の指定は事業者ごとに異なるため、申込ページの案内に従って準備してください。

カードが届いたら、使い始める前に社内ルールを1枚のメモにまとめます。「予約はアプリから」「私用利用は不可」「返却時に給油・清掃のルールを守る」「利用後は案件名を精算システムにメモする」といった内容です。カードを配るだけだと運用が崩れるので、ルールを先に決めてから渡すのがコツです。

予約と駐車場精算の実際の流れ

カーシェアやレンタカーは、Webの会員ページまたは専用アプリから、利用日時・出発ステーション・車種を指定して予約します。当日はカードや連携したスマホ操作で解錠し、返却時も所定の手順で終了処理をします。利用時間の延長や早期返却ができるかどうかはサービスによって扱いが違うので、はじめて使う社員には一度シミュレーションしてもらうと安心です。

時間貸駐車場では、出庫時の精算機でカードを使って支払う形になります。現金やレシート授受が発生しないぶん、領収書を紛失するリスクが減ります。ただし、すべての駐車場が対応しているとは限らないため、対応可否は事前に確認し、非対応の場所では法人クレジットカードや立替に切り替えるなど、代替手段を決めておくと現場が困りません。

運用が安定してきたら、月次で利用明細を見て「誰が・どこで・いくら」を確認します。特定の拠点や特定の案件に駐車料金が集中しているなら、月極駐車場に切り替えたほうが管理が楽になることもあります。明細が残ることの一番の価値は、こうした見直しの材料になる点です。

タイムズ法人カードと一般の法人クレジットカード、どちらを使うか

迷ったら、この順に見てください。まず「車の利用頻度」。月に数回しか車を使わないなら、一般の法人クレジットカード1枚でレンタカー代も駐車場代もまとめてしまうほうがシンプルです。カードを増やすほど管理対象も増えるので、頻度が低いうちは集約を優先します。

次に「運転する人の数」。運転する社員が複数いて、それぞれが独立して予約・出庫・精算をするなら、利用者ごとに発行できる法人向けカードのほうが向きます。誰の利用かが自動で分かれるため、部門別・案件別の集計がしやすくなります。

最後に「利用する場所の偏り」。特定のカーシェア・駐車場ブランドを主に使うなら、そのブランドの法人向けカードを併用する意味が出てきます。逆に、地域や出張先がばらばらで使う事業者が毎回違うなら、幅広く使える法人クレジットカードに寄せるほうが現実的です。いずれの場合も、年会費や発行枚数の条件は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

経理処理と証憑の残し方

勘定科目は、業務のための移動であれば旅費交通費、あるいは車両費として処理されることが一般的です。レンタカー代、カーシェア利用料、駐車料金をそれぞれどの科目に入れるかは、会社ごとに方針を決めて継続させるのが基本です。判断に迷う支出や、私用と業務が混ざりうる利用については、税理士にご確認ください。

証憑については、カード利用の明細に加えて、事業者が発行する利用明細や領収書を保存します。インボイス制度のもとでは、仕入税額控除の取り扱いに関して求められる書類の要件があり、自動販売機や一部の少額取引など例外的な扱いも定められています。駐車場やカーシェアの精算がどれに該当するかは取引の形態によって異なるため、国税庁の資料を確認するか、顧問税理士に相談するのが安全です。

Webからダウンロードした明細やアプリ上の領収書など、電子で受け取った書類は、電子帳簿保存法の電子取引データの保存ルールの対象として扱われることがあります。保存場所とファイル名の付け方を最初に決めて、毎月同じ場所に落とす運用にしておくと、後から探す手間がなくなります。要件の詳細は国税庁の公表資料をご確認ください。

なお、社用車やカーシェアの私用利用、通勤利用の扱いは、給与課税の論点につながることがあります。社内ルールを作る段階で、税理士や社会保険労務士に一度目を通してもらうと、後の指摘を避けやすくなります。

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