払込証明書の作り方｜出資金の払い込みタイミングと通帳コピー

払込証明書（払込があったことを証する書面）とは何か

払込証明書とは、「資本金として決めた金額が、たしかに払い込まれました」ということを、設立時の代表者が自分の名前で証明する書類です。登記申請の添付書類のひとつで、正式には「払込みがあったことを証する書面」と呼ばれます。会社が用意する証明書本体と、実際の入金が分かる通帳などのコピーを、セットで綴じて提出します。

銀行が発行する「残高証明書」とは別物です。現在の一般的な会社設立では、銀行に証明書を発行してもらうのではなく、代表者自身が作成した書面に入金記録のコピーを添える方法が広く使われています。書式は決まった様式が公開されているわけではありませんが、法務局のウェブサイトに登記申請書の記載例が掲載されているので、最新のものを確認しながら作るのが確実です。

この書類が必要になるのは、株式会社でも合同会社でも同じです。ただし記載する内容が少し違います。株式会社は「設立時発行株式数」「1株の払込金額」まで書くのに対し、合同会社は出資の総額を中心に記載する形が一般的です。

出資金の払い込みはいつ行う？定款認証前でもいいのか

結論から言うと、株式会社をつくる場合、払い込みは定款の認証を受けた後に行うのが最も確実です。認証日より後の日付で入金記録が残っていれば、タイミングの点で問題になることはまず考えにくいからです。迷ったら、この順番で進めてください。公証役場で定款認証を受ける→その日以降に発起人の口座へ入金→入金記録をコピー→払込証明書を作成、という流れです。

一方で、「定款を作成した日以降であれば、認証前の払い込みでも差し支えない」という取り扱いがされることもあります。設立を急いでいて、認証の予約待ちの間に入金を済ませたいというケースです。ただしこの扱いは個別の事情や管轄の判断が関わるため、事前に管轄の法務局や司法書士に確認したうえで動くことをおすすめします。確認せずに先に入金してしまうと、入金し直しになる可能性があります。

合同会社の場合は定款認証が不要なので、定款を作成した日以降に払い込むのが一般的な考え方です。いずれの場合も、「定款を作る前に入っていたお金」は出資の払い込みとして認められにくいので、口座にもともと入っていた残高をそのまま資本金として主張するのは避けてください。

どの口座に払い込む？発起人個人の口座を使う理由

設立登記が終わるまで、会社名義の口座はつくれません。そのため、資本金は発起人（株式会社の場合）や代表社員など出資者（合同会社の場合）の個人名義の口座に払い込みます。ネット銀行の口座でも、入出金の明細が印刷でき、金融機関名・支店名・口座番号・名義が確認できれば使えることが多いです。

使う口座は、できれば普段あまり動かしていない口座、または新しく用意した口座が扱いやすいです。給与や生活費の入出金が多い口座だと、どの入金が出資金なのかが分かりにくく、コピーする範囲も広くなります。既存の口座を使う場合は、該当の入金行にマーカーを引いて示すと、確認する側にも親切です。

発起人が複数いるときは、代表となる発起人ひとりの口座にまとめて集め、各発起人が自分の名義で振り込みます。ATMからの現金入金だと振込人の名前が記録に残らないことがあるため、名前が残る「振込」を使うのが安全です。名前が残らない方法で入金してしまった場合は、誰の出資かを別途説明する必要が出てくることがあります。

払い込みの実務手順｜振込の仕方と記録の残し方

手順はシンプルです。まず、定款で決めた各発起人の出資額を確認します。次に、定款認証後（または上で触れた取り扱いを確認したうえで定款作成日以降）に、各発起人が自分の名義で代表発起人の口座へ振り込みます。発起人がひとりの場合でも、いったん自分の口座から引き出して、自分の名前で振り込み直すと、入金の記録がはっきり残ります。

金額は、定款に書いた額とぴったり一致させます。振込手数料が引かれて着金額が少なくなると、資本金額と合わなくなるので、手数料分を上乗せして送るか、手数料が引かれない方法を選んでください。同じ銀行の同じ支店間の振込や、自行あての振込であれば手数料が発生しない場合もあるので、利用する金融機関の案内を確認しましょう。

入金が済んだら、記帳またはネットバンキングの明細を確認し、日付・金額・振込人名が想定どおりに表示されているかを見てください。ここで違和感があれば、書類を作る前に対処したほうが手戻りが少なくて済みます。なお、払い込んだお金は登記後に会社名義の口座へ移すことになるため、それまでの間は動かさずに置いておくのが無難です。

通帳コピーとネットバンキング画面、どこを印刷すればいいか

紙の通帳を使う場合にコピーするのは、原則として3か所です。①通帳の表紙、②表紙をめくった見開き部分（銀行名・支店名・口座番号・名義が記載されたページ）、③出資金の入金が記帳されたページ。この3枚をコピーし、③の該当行に印をつけておきます。

ネットバンキングしか使っていない口座の場合は、画面を印刷して代用します。必要なのは、金融機関名・支店名・口座番号・口座名義人・入金日・入金金額・振込人名が確認できることです。1画面にすべてが収まらないときは、口座情報が分かるページと明細のページを別々に印刷して、両方を添付します。スマートフォンのアプリ画面をそのまま印刷する場合も、同じ情報がそろっているかを確認してください。

どちらの場合も、金額や名義が読み取れないほど薄い、あるいは一部が切れている印刷は避けます。提出先で読めないと補正を求められます。個人口座の他の取引が写ってしまうことは通常問題になりませんが、気になる場合の取り扱いは事前に法務局へ確認すると安心です。

払込証明書に書く内容と、書類の綴じ方

払込証明書に記載するのは、おおむね次の内容です。表題（払込みがあったことを証する書面）、払込みがあった金額の総額、株式会社であれば設立時発行株式数と1株あたりの払込金額、作成日、本店所在地、商号、設立時代表取締役（合同会社なら代表社員）の氏名です。氏名の横には、登記申請に使う代表者の印を押します。

作成日は、払い込みが完了した日以降の日付にします。払い込み前の日付になっていると、証明の意味が通らなくなるためです。金額は定款や登記申請書の資本金額と一致させ、桁を間違えていないか声に出して読み上げて確認すると安心です。

書き終えたら、払込証明書を一番上にして、通帳コピー（またはネットバンキングの印刷）を下に重ね、左側2か所をホチキスで綴じます。そのうえで、ページのつなぎ目に代表者印で契印を押します。これで1つの添付書類として扱われます。登記申請書一式と一緒に、本店所在地を管轄する法務局へ提出してください。

ここまでが基本の流れですが、発起人が複数いる、現物出資が含まれる、海外在住者が出資するといったケースでは、必要な書類や書き方が変わることがあります。判断に迷う部分が出てきたら、登記の専門家である司法書士に相談すると、手戻りなく進められます。税務上の扱いが関わる論点であれば税理士にも合わせて確認しておくと安心です。

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