業務委託契約書をメールで送るときの例文｜送付方法と郵送の使い分け

業務委託契約書はメールで送ってよい？　まず確認する3つのこと

契約は、原則として当事者の合意があれば成立すると考えられています。業務委託契約書についても、法律で「紙に押印しなければ無効」と定められているわけではないため、PDFをメールでやりとりして締結する方法は実務でも広く使われています。ただし、契約の種類や取引の内容によっては書面の交付が求められる場合もあるため、迷ったときは弁護士などの専門家に確認しておくと安心です。

メールで進めてよいかは、次の順で見ていくと判断しやすくなります。①相手（発注先・受注元）が電子でのやりとりを受け入れるか、②自社または相手の社内規程で押印・原本保管が求められていないか、③後日、契約の成立や内容を証明する必要が高い取引かどうか。①と②がクリアで、③も通常の業務委託の範囲であれば、メール送付で進める会社が多いのが実情です。

逆に、金額が大きい、期間が長い、知的財産の帰属など争いになりやすい条項がある、といった契約では、電子契約サービスの署名機能を使うか、紙の原本を交わす形にしておくと、あとから「誰がいつ合意したか」を示しやすくなります。

メール（PDF）・電子契約・郵送の使い分け

いちばんシンプルなのが、WordやPDFの契約書をメールに添付し、相手が内容を確認して「この内容で合意します」と返信する方法です。準備が早く、往復のコストもかかりません。ただし、あとから「合意していない」と言われたときに備えて、合意の意思が分かる返信メールを必ず残しておくことが前提になります。

次に、電子契約サービスを使う方法です。署名の記録やタイムスタンプが残るため、合意の事実を示しやすいのが利点です。相手が同じサービスを使っていなくても、メールのリンクから署名できる仕組みが一般的ですが、対応範囲や料金は各社で異なります。導入を検討するときは、各社の公式サイトで最新の機能と料金を確認してください。

紙の郵送が向くのは、相手企業が原本の保管を求めている場合、押印を前提とした社内決裁が必要な場合、そして相手がメール添付のやりとりに不慣れな場合です。判断に迷ったら、まず相手に「PDFでのご送付と、メールでのご返信で差し支えないでしょうか」と一言聞くのがいちばん早い方法です。

そのまま使える送付メールの例文

【例文1：初回に契約書案を送るとき】 件名：【業務委託契約書のご送付】株式会社◯◯ 株式会社△△ □□様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の××です。 先日ご相談いたしました業務委託につきまして、契約書案をPDFにて添付いたします。 ・契約名：業務委託契約書 ・業務内容：〜〜 ・契約期間：2026年◯月◯日〜2026年◯月◯日 ・報酬および支払条件：別紙記載のとおり ご確認のうえ、修正点がございましたら本メールにご返信ください。内容にご了承いただけましたら、その旨をご返信いただければ幸いです。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 何卒よろしくお願いいたします。

【例文2：合意の返信をもらう／自社が合意を伝えるとき】 件名：Re:【業務委託契約書のご送付】株式会社◯◯ お世話になっております。株式会社◯◯の××です。 ご送付いただいた業務委託契約書（2026年◯月◯日付）の内容を確認いたしました。記載の内容にて合意いたします。 本メールをもって、双方の合意の記録とさせていただければ幸いです。 添付のPDFは当社でも保管いたします。今後ともよろしくお願いいたします。

【例文3：押印した契約書のPDFを返送するとき】 件名：【ご返送】業務委託契約書（押印済み・PDF） お世話になっております。株式会社◯◯の××です。 業務委託契約書に記名押印のうえ、スキャンしたPDFを添付いたします。 原本の郵送をご希望の場合は、ご送付先をお知らせいただけますでしょうか。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

メールで送る前のチェックリスト

まず、ファイル形式です。編集されては困る段階の契約書はPDFで送り、まだ修正を前提にしている段階ならWordなどの編集可能な形式で送ると、相手も修正履歴で返しやすくなります。ファイル名は「業務委託契約書_株式会社◯◯_20260921.pdf」のように、契約名・相手先・日付が分かる形にしておくと、双方のフォルダで探しやすくなります。

次に、宛先と添付の確認です。契約書には報酬額や業務内容など社外に出したくない情報が含まれます。送信前に宛先アドレスを目視で確認し、CCに関係のない人が入っていないかを見ます。機微な内容を扱う取引では、パスワード付きZIPではなく、相手の指定する共有方法に合わせるか、電子契約サービスの機能を使う会社も増えています。

最後に本文です。「何の契約書か」「確認してほしい期限」「どう返信してほしいか」の3つを書いておくと、やりとりの往復が減ります。押印を省略する場合も、契約書内に署名欄（記名・所在地）が入っているか、日付欄が空欄のまま送っていないかを確認しておきましょう。

郵送するときの手順とレターパックの使い方

紙で交わす場合は、次の順に進めます。①契約書を2部印刷する（収入印紙が必要な契約類型かどうかは、国税庁の資料を確認するか税理士にご相談ください）、②自社の記名押印をする、③契約書・送付状・返信用封筒（またはレターパック）を同封する、④追跡できる方法で発送する、⑤相手から1部返送されたら自社控えとして保管する。

レターパックは、追跡番号があり、封をして郵便ポストから差し出せるため、契約書の送付でよく使われています。対面の受け取りが必要な形式と、郵便受けに届く形式があり、料金や規格は変更されることがあるため、日本郵便の公式サイトで最新の情報を確認してください。厚みのある製本済み契約書は入らないこともあるので、封入前に一度確かめておくと安心です。

送付状には、送付物の内容（業務委託契約書2部）、押印のうえ1部のご返送をお願いする旨、返信用封筒を同封している旨を書きます。あわせてメールで「本日、契約書を郵送いたしました。到着後、ご確認をお願いいたします」と一報を入れておくと、行き違いを防げます。

送ったあとの保管と、社内での管理の整え方

メールでPDFをやりとりして締結した契約書は、電子データのまま保存することになります。電子でやりとりした取引関係の書類については、電子帳簿保存法の考え方に沿った保存が求められる場面があるため、要件の詳細は国税庁の資料を確認するか、税理士にご確認ください。少なくとも「取引先名・日付・契約名で検索できる状態」にしておくと、後々の対応が楽になります。

保管場所は、個人のメールボックスの中だけにせず、クラウドストレージなどに契約書フォルダを切って、締結版だけをまとめておくのがおすすめの整理法です。ファイル名のルールを最初に決めておくと、契約更新や解約の時期を追いやすくなります。合意の意思が書かれた返信メールも、PDFに書き出して契約書と同じフォルダに置いておくと、証跡として一緒に残せます。

契約期間の満了日や自動更新の有無は、締結した時点でカレンダーやスプレッドシートに転記しておきましょう。ひとり社長の会社ほど、更新日が来てから気づくということが起こりがちです。なお、契約条項の解釈や、印紙・源泉徴収の扱いについて判断に迷う場合は、弁護士や税理士など、内容に応じた専門家に相談したうえで進めると安心です。

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