契約書の電子化とは｜やり方・メリットとデメリット・法律上の要件
「契約書ってPDFで交わしてもいいの？」「紙の契約書をスキャンして捨ててもいいの？」——契約書の電子化は、この2つがごちゃ混ぜになったまま検索されがちなテーマです。実は前者（これから結ぶ契約を電子で締結する）と後者（すでにある紙をデータで保存する）は、必要な準備も注意点もまったく別物です。この記事では、その違いを整理したうえで、どちらから手をつけるべきか、何を用意してどう進めるか、そしてつまずきやすい注意点を順番に説明します。
この記事の結論
- 契約書の電子化には「これから結ぶ契約を電子署名などで締結する電子契約」と「紙の契約書をスキャンしてデータで保存するスキャン保存」の2種類があり、必要な要件が異なります。
- 日本の法律では契約は原則として当事者の合意で成立するため、多くの契約は書面でなくても有効に成立しますが、一部の契約類型では書面や特定の手続が求められることがあります。
- 電子化を始めるときは、まず社内の契約を「相手が誰か・金額・頻度」で分類し、定型で社数の多い契約（業務委託や秘密保持など）から電子契約に切り替えるのが進めやすい順番です。
契約書の電子化とは？「電子契約」と「スキャン保存」は別物です
契約書の電子化と呼ばれるものは、大きく2つに分かれます。1つは、これから結ぶ契約をはじめからデータで作成し、電子署名や電子サインで締結する「電子契約」。もう1つは、すでに紙で結んだ契約書や、紙で受け取った契約書をスキャンしてデータで保存する「スキャン保存」です。
この2つは目的が違います。電子契約は、押印や郵送をなくして締結そのものを早くする取り組みです。スキャン保存は、締結済みの書類をどう保管するかという話で、原本の扱いや保存のルールが関わってきます。
検索して出てくる「要件」という言葉も、どちらを指すかで中身が変わります。電子契約なら電子署名法や本人確認の話、スキャン保存なら電子帳簿保存法に基づく保存の要件の話です。まず自分がどちらをやりたいのかをはっきりさせると、調べるべき資料が絞れます。
契約書は電子化できる？法律上の考え方
日本の民法では、契約は原則として当事者の意思表示が合致すれば成立するとされています。つまり、多くの契約は紙の契約書や押印がなくても成立し得ます。契約書は、合意した内容を後から証明するための証拠という位置づけです。
そのうえで、電子データの契約書がどれだけ証拠として通用するかについては、電子署名法という法律が関わります。一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、本人の意思に基づいて作成されたものと推定される、という考え方が置かれています。詳しい要件は所管官庁が公表している資料を確認してください。
一方で、契約の種類によっては書面の交付や特定の手続が法律上求められる場合があります。近年は電子化を認める方向の法改正が進んでいますが、相手方の承諾が条件になっているものなど、条件付きで認められるケースもあります。不動産、建設工事、労働者派遣、消費者向けの取引などを扱う場合は、業種ごとのルールを確認するか、弁護士に相談すると安全です。
契約書 電子化のやり方｜締結を電子にする手順
まず、社内にある契約を棚卸しします。用意するのは、過去1年分の契約書のリストで十分です。相手の名称、契約の種類（業務委託、秘密保持、売買、賃貸借など）、年間の件数、金額の目安を並べます。ここで「件数が多く、内容が定型で、相手が法人」の契約が見つかれば、そこが電子化の第一歩になります。
次に、電子契約サービスを選びます。選ぶ順番は、①法律上・業界上の制約がある契約を含むか、②相手にどこまで求められるか（相手もアカウント登録が必要かどうか）、③既存の保存先やワークフローとつながるか、の順です。本人確認の厳格さが求められる契約を扱うなら電子証明書を用いる方式、相手に負担をかけたくない定型契約ならメール認証で完結する方式、といった具合に使い分けている会社もあります。料金や機能は変わるため、各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。
サービスを決めたら、社内ルールを先に作ります。誰が送信できるのか、誰の承認を経るのか、締結済みデータはどこに保存するのか、を文書にしておきます。最後に、取引先へ「今後は電子契約でお願いしたい」と事前に伝えます。相手の社内規程で紙と押印が必要な場合もあるので、紙も残せる運用にしておくと止まりません。
紙の契約書をスキャンして電子化するときの手順と注意点
すでにある紙の契約書をデータにする場合は、スキャンして終わり、とはいきません。契約書は取引に関する書類として保存義務があり、電子データで保存するなら電子帳簿保存法が定めるスキャン保存の要件に沿った運用が求められます。日付や取引先、金額で検索できるようにすること、改ざんを防ぐ仕組みを備えること、といった考え方が中心です。細かい要件は国税庁の資料で最新版を確認してください。
手順としては、①保存する書類の範囲を決める（契約書、注文書、領収書など）、②スキャナやスマートフォンの読み取り方法とファイル名の付け方を決める、③保存先と検索方法を決める、④社内の事務処理規程を整える、という順です。ファイル名を「日付＿取引先＿書類名」のように統一しておくだけでも、後の検索性がかなり変わります。
注意したいのは、スキャン後に紙の原本を処分してよいかの判断です。要件を満たした保存ができているかどうかで扱いが変わりますし、裁判になった場合の証拠としての価値を考えて原本を残す会社もあります。処分の可否に不安があるうちは、当面は紙も保管しておき、運用が固まってから見直すのが現実的です。判断に迷う場合は税理士に確認してください。
契約書を電子化するメリットとデメリット
メリットとして分かりやすいのは、締結までの時間が短くなることです。印刷、押印、郵送、返送を待つ、という往復がなくなり、遠方の相手や在宅勤務中でも契約を進められます。印紙が必要な契約書について、電子データでの締結では印紙税の取り扱いが紙の場合と異なると説明されることがありますが、契約の内容や方式によって判断が分かれるため、個別には税理士にご確認ください。
保管面でも、紙のファイルを探し回る時間が減り、誰がいつ何を結んだかが一覧で見えるようになります。契約の更新時期や期間満了を管理しやすくなるのも、小さな会社ほど効きやすい効果です。
一方でデメリットもあります。相手方が電子契約に対応していない場合は紙と併用になり、かえって管理が二重になります。サービスを使う以上は費用が発生し、解約したときに過去の締結データをどう持ち出せるかという論点も残ります。また、アカウントの管理が甘いと、権限のない人が送信できてしまうリスクもあるため、社内の権限設定は最初に決めておきたいところです。
どこから始めるか｜迷ったときの判断の順番
電子契約とスキャン保存で迷ったら、まず「これから結ぶ契約の件数」を見てください。月に何件も同じような契約を結んでいるなら、電子契約から入ったほうが効果を実感しやすくなります。逆に新規契約は少ないが過去の書類の山に困っている、という場合は保存の整備が先です。
次に、契約の相手で判断します。法人同士の定型契約は電子化が通りやすく、個人のお客様や小規模な取引先が多い場合は、相手の操作負担が小さい方式を選ぶ必要があります。相手にアカウント作成を求める方式は、社内向けや継続取引先には向いていても、単発の相手には向かないことがあります。
最後に、業種特有の規制を確認します。書面の交付が求められる契約を扱う業種では、電子化できる範囲が限られたり、相手の承諾を取る手続が必要だったりします。社内の判断だけで進めにくいと感じたら、契約類型ごとの可否は弁護士に、保存や印紙税の扱いは税理士に、労働契約や雇用関係の書類は社会保険労務士に相談すると、論点を整理しやすくなります。会社の実情に合わせた運用ルールづくりまで含めて、早い段階で専門家に一度確認しておくことをおすすめします。
よくある質問
契約書をPDFにしてメールでやり取りするだけでも電子化になりますか？
契約自体は当事者の合意で成立し得るため、PDFのやり取りでも契約が成立することはあります。ただし、誰が同意したかを後から証明しにくいため、電子署名や電子サインの仕組みを使うほうが証拠としての説明はしやすくなります。重要な契約ほど、方式の選択を慎重に検討してください。
電子契約には印鑑や押印は必要ですか？
電子契約では、紙の押印に代えて電子署名や電子サインで合意を示す形が一般的です。押印がないと契約が成立しないわけではありませんが、取引先の社内規程で押印が求められることもあります。事前に相手方へ確認しておくと進めやすくなります。
紙の契約書はスキャンした後に捨ててもよいですか？
電子帳簿保存法の要件を満たした保存ができているかどうかで扱いが変わります。要件の詳細は国税庁の資料で確認し、証拠として原本を残すべきかも含めて、判断に迷う場合は税理士にご確認ください。運用が固まるまでは紙も保管しておくのが現実的です。
取引先が電子契約に対応していない場合はどうすればよいですか？
紙での締結と電子契約を併用できる運用にしておくのが無難です。その際は、どちらで締結したかを管理台帳などで分かるようにし、保存場所を決めておくと後から探しやすくなります。対応可能な取引先から順に切り替えていく進め方もあります。