freee会計の領収書・レシート登録｜撮影とファイル添付の手順
「レシートが財布に溜まっていく」「領収書をどこに入れればいいのか分からない」。freee会計を使い始めた人がまずつまずくのが、この紙とデータのつなぎ目です。この記事では、freee会計に領収書・レシートを取り込むルートを3つに整理し、撮影から取引登録・ファイル添付までの流れを、迷わない順番で説明します。画面の名称やボタンの位置はアップデートで変わることがあるため、最終的な操作は公式ヘルプもあわせて確認してください。
この記事の結論
- freee会計へのレシート登録は「スマホアプリで撮影」「パソコンからファイルをアップロード」「メール転送」の3ルートがあり、外出中はアプリ、まとめて処理する日はパソコンと使い分けるのが基本です。
- 取り込んだ画像は一度ファイルボックス（受領した書類の置き場）に入り、そこから取引として登録するか、すでにある取引に添付ファイルとして紐付ける、という2段階で経費処理が完了します。
- 紙の領収書をスキャン・撮影したデータで保存する場合は電子帳簿保存法の要件が関わるため、原本の廃棄を判断する前に国税庁の資料を確認し、税理士に相談すると安全です。
freee会計にレシートを入れる3つのルートと、どれを選ぶか
freee会計に領収書・レシートを取り込む方法は、大きく3つです。1つめはスマホアプリのカメラで撮影する方法、2つめはパソコンでPDFや画像ファイルをアップロードする方法、3つめは受け取ったメールやPDFを専用のメールアドレスへ転送する方法です。どれを使っても、最終的には同じ「書類の置き場」に集まります。
選び方はシンプルに考えてください。レシートを紙で受け取ったその場にいるならスマホ撮影、机の上に紙が溜まっているならスキャンしてパソコンからアップロード、サービスの利用明細やネット通販の領収書のようにもともとデータで届くものはメール転送またはダウンロードしてアップロード、という振り分けです。
迷ったら「紙で来たものはカメラ、データで来たものはそのままデータで」と覚えておくと判断が早くなります。データで受け取ったものをわざわざ印刷して撮り直す必要はありません。機能の有無や対応ファイル形式はプランや契約状況によって異なることがあるため、自社の環境で使えるかは公式サイトで確認してください。
スマホで撮影して登録する手順（外出先・その場で片付ける）
用意するものは、freee会計のモバイルアプリがインストールされたスマホと、レシートそのものだけです。手順は、アプリにログインする→レシート・領収書の撮影メニューを開く→レシートを平らな場所に置いて全体が入るように撮る→アップロードする、という流れになります。撮影後はその場で内容を確認できるので、日付や金額が読み取れているかだけ見ておきます。
撮影のコツは3つあります。1つめは背景と重ならない色の場所（白いレシートなら濃い色の机など）に置くこと、2つめは影が入らないよう真上から撮ること、3つめは長いレシートは折らずに引き伸ばして撮ることです。文字がつぶれていると後から金額を確認できず、結局紙を探すことになります。
撮影したら、その場でレシートに小さくチェックを入れるか、財布とは別の封筒に移すと「撮った／撮っていない」が混ざりません。ひとり社長の場合、会計の手間の大半はこの仕分けのやり直しから生まれます。撮る、分ける、を移動中の数十秒で終わらせるのが、月末をラクにする一番の近道です。
freee会計の料金プラン
freee会計の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 料金 | 使える人数 | 備考 |
|---|---|---|---|
| スターター | 年払い 5,480円／月＋従量課金 | 3人（メンバー追加は年額払い月額300円／人） | 初年度法人向け。経費精算・出入金管理・電話サポート。税区分はページに明記なし |
| スタンダード | 年払い 8,980円／月＋従量課金 | 3人（追加300円／人） | 経営分析・月締め・給与連携。税区分はページに明記なし |
| アドバンス | 年払い 39,780円／月＋従量課金 | 5人（追加1,000円／人） | カスタム権限・ワークフロー・CRM連携。税区分はページに明記なし |
| エンタープライズ | 記載なし（問い合わせ） | 記載なし | 固定資産管理・管理会計・セキュリティ強化 |
パソコンから領収書をアップロードする手順（まとめて処理する日）
パソコンから取り込む場合は、先にファイルを準備します。紙はスキャナーまたはスマホのスキャンアプリでPDFか画像にし、ネットで受け取った領収書はダウンロードしておきます。ファイル名は「日付_支払先_金額」のように統一しておくと、あとで探すときに効きます。
次に、freee会計にログインして受領書類の管理画面（ファイルボックス）を開き、アップロードの操作でファイルを選ぶか、画面上にドラッグ&ドロップします。複数枚をまとめて入れられるので、1週間分・1か月分を一気に処理する運用に向いています。アップロード後は、1件ずつ日付・取引先・金額・勘定科目を確認していきます。
この作業を「毎週金曜の夕方」など曜日で固定すると、溜めずに回せます。逆に、思い出したときにやる運用だと、決算前にまとめて数百枚を処理することになりがちです。まとめ処理の日は、銀行口座やクレジットカードの明細同期もあわせて確認すると、突き合わせが一度で済みます。
取り込んだ領収書を取引に紐付ける・添付ファイルにする
freee会計では、取り込んだ書類は一度ファイルボックスに入り、そこから2つの進み方があります。1つは、その書類をもとに新しく取引（経費）を登録する方法。もう1つは、銀行やカードの明細から自動で作られた取引に、書類を添付ファイルとして紐付ける方法です。
判断の順番はこうです。まず、その支払いがカードや口座の明細に出てくるものかを見ます。出てくるなら、明細から取引を登録したうえでレシートを添付する流れのほうが、二重計上を避けられます。現金で払ったものや明細に出てこないものは、書類から直接取引を登録します。
紐付けが終わったら、取引の詳細画面で添付ファイルのサムネイルが表示されているかを確認してください。あとから「この経費は何だったか」と聞かれたときに、取引をクリックすれば原本の画像が出てくる状態が理想です。勘定科目の選び方や、プライベートとの按分が必要な支出の扱いに迷う場合は、自己判断で決めずに顧問の税理士に確認することをおすすめします。
紙の原本はどうする？電子保存で気をつけること
「スマホで撮ったから紙は捨ててよいか」は、多くの人が最初に悩むところです。この点は電子帳簿保存法の考え方が関わり、スキャナ保存として扱うには、タイムスタンプや訂正・削除の履歴、検索できる状態など、いくつかの要件を満たす必要があるとされています。要件の詳細は改正されることがあるため、国税庁の資料で最新の内容を確認してください。
実務としては、運用が固まるまでは紙の原本を月ごとの封筒に入れて保管し、データと二重で残しておく方法が無難です。保管しておけば、要件の確認が後回しになっても困りません。原本を廃棄する判断は、自社の運用が要件を満たしているかを確認したうえで、税理士に相談してから決めるのが安全です。
一方、もともとメールやWeb上でデータとして受け取った請求書・領収書は、電子取引のデータとして一定の方法で保存することが求められる場面があります。印刷して紙で綴じるだけの運用にしていると、あとから整理し直すことになりかねません。受け取り方ごとに保存先を決めておくと、後戻りが減ります。
溜めない運用にするためのチェックリスト
運用を続けるコツは、ルールを増やさないことです。決めておくのは3つだけで十分です。（1）紙で受け取ったらその日のうちに撮る、（2）データで受け取ったら保存先フォルダに入れる、（3）週に一度、freee会計側で取引への紐付けまで終わらせる。この3つが回れば、月次の作業はほとんど確認だけになります。
従業員がいる場合は、誰がいつ撮るかを先に決めます。立て替え精算のルール（提出期限、必要な情報、承認者）を社内で共有しておかないと、月末に紙が一気に集まって処理が詰まります。経費精算の機能を使うか、まずは共有フォルダとスプレッドシートで回すかは、人数と件数を見て決めてください。
最後に、freee会計の画面構成や機能名はアップデートで変わることがあります。操作で迷ったら公式ヘルプを確認し、会計処理そのもの（どの勘定科目にするか、いつの経費にするか、消費税の扱いなど）で迷ったら、税理士に相談してください。入力ルールを最初に整えておくと、決算時のやり直しが大きく減ります。
よくある質問
freee会計でレシートを撮影したのに取引に反映されないのはなぜですか？
撮影してアップロードした段階では書類の置き場（ファイルボックス）に入っているだけで、取引としての登録や既存取引への紐付けはまだ済んでいないことがあります。ファイルボックスを開いて未処理の書類が残っていないか確認してください。読み取り結果が不完全な場合は、日付・金額・取引先を手で修正して登録します。
レシートと領収書の両方がある場合、どちらをfreee会計に登録すればよいですか？
支払いの事実と内容が分かる書類を残すのが基本で、同じ支払いについて二重に取引を登録しないよう注意します。片方を取引の根拠として登録し、もう一方も残したい場合は同じ取引に添付する形にすると混乱しにくくなります。どちらを正とするか迷う場合は、税理士に確認しておくと安心です。
PDFの請求書や領収書もfreee会計にアップロードできますか？
一般に、パソコンからのアップロードやメール転送でPDFを取り込む運用ができます。対応する形式やファイルサイズ、利用できる機能は契約内容によって異なることがあるため、詳細はfreeeの公式サイトやヘルプで確認してください。取り込んだあとは、取引に紐付けるところまで進めておくのがおすすめです。
撮影した領収書のデータがあれば、紙は捨ててもよいですか？
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしているかどうかで扱いが変わるため、一律に判断はできません。要件は改正されることがあるので、国税庁の資料で最新の内容を確認したうえで、廃棄の可否は税理士に相談してから決めるのが安全です。運用が固まるまでは紙を保管しておく方法もあります。