シェアオフィスのセキュリティ対策｜Wi-Fi・VPN・情報管理の実務

シェアオフィスのWi-Fiは何が危ないのか

共用Wi-Fiの最大の特徴は、同じネットワークに自分以外の利用者もつながっているという点です。パスワードが設定されていても、そのパスワードは利用者全員が知っているため、「知っている人しか入れない回線」にはなりません。同じネットワーク内では、設定によっては他の端末が見えてしまうことがあります。

もうひとつ注意したいのが、正規のものに似た名前のネットワークです。受付で案内されたSSIDの正確な表記を確認し、似た名前が並んでいるときは安易につながないようにします。接続時に「このネットワークを記憶する」を有効にしたままだと、外出先で同名のネットワークに自動接続してしまうこともあるため、共用施設のWi-Fiは自動接続をオフにしておくのが無難です。

通信内容そのものは、ブラウザのアドレス欄が鍵マーク付き（https）であれば暗号化されて送られるのが一般的です。ただし、どのサイトに接続したかといった情報や、暗号化されていない古いアプリの通信は別問題です。「https だから安心」と考えず、次の層の対策と組み合わせてください。

VPNとテザリング、どちらを選ぶか

判断の順番はシンプルです。まず、勤務先や自社で業務用VPNを導入しているなら、それを使うのが第一選択です。会社の管理下にある経路を通るため、設定の統一やログの管理がしやすくなります。次に、VPNがない場合は、機密性の高い作業（会計データ、人事情報、未公開の契約書など）をするときだけスマートフォンのテザリングに切り替える方法が現実的です。

自社でVPNを用意していない小さな会社が、一般向けのVPNサービスを使う選択肢もあります。選ぶときは、事業者の所在や運営主体が明確か、ログの取り扱い方針が公開されているか、業務用の端末台数に対応できるかを見ます。料金やプランは各社の公式サイトで最新の内容を確認してください。無料をうたうVPNは、通信内容の扱いが不透明な場合があるため、業務用途では慎重に判断したいところです。

テザリングは、回線が自社契約のもので経路が分かりやすい反面、データ通信量と電池の消費が増えます。ふだんの調べものや社内チャットは共用Wi-Fi、金額や個人情報を扱う作業はテザリング、というように「業務の種類でつなぎ先を分ける」ルールを決めておくと、運用が続きやすくなります。

共用スペースで使うパソコンの設定チェックリスト

最初にやるのはディスクの暗号化です。WindowsならBitLocker、MacならFileVaultにあたる機能が標準で用意されています。暗号化しておくと、端末を紛失したり盗まれたりしたときに、中のデータを読み出されにくくなります。設定手順は各OSの公式ヘルプを確認してください。

次に自動ロックです。離席時間にかかわらず、席を立つときは手元でロックする習慣をつけ、あわせて数分で自動的にロックがかかるように設定します。さらに、ファイル共有・プリンタ共有・ネットワーク探索をオフにし、OSの接続時に「パブリックネットワーク」として扱う設定を選びます。これで同じWi-Fi内の他端末から見えにくくなります。

物理面では、のぞき見防止フィルターとセキュリティワイヤーが効きます。オープンスペースでは、背後を壁にする席を選ぶだけでも画面を見られるリスクは下がります。また、業務用端末と私物端末を混ぜないこと、USBメモリに社外秘データを入れて持ち歩かないことも、あわせて決めておきたいポイントです。

書類・ロッカー・郵便物など物理面の管理

シェアオフィスの事故で見落とされがちなのが、紙と物の管理です。共用の複合機に印刷した書類を取り忘れる、机の上に契約書を広げたまま昼食に出る、といった場面は日常的に起こり得ます。印刷は取りに行ける状態のときだけ実行し、可能なら暗証番号を入力してから出力する機能があるか運営に確認します。

鍵付きロッカーや専用キャビネットがあるかどうかは、契約前に必ず確認したい項目です。確認するのは、鍵の種類（物理鍵か暗証番号か）、サイズ、法人の重要書類や印鑑を保管してよい扱いになっているか、退去時の返却手順です。印鑑や登記関係の書類は、社外のロッカーに常時置くのではなく、必要なときだけ持ち出す運用にしている会社もあります。

郵便物の受け取り方法も確認しておきます。受付での保管か、個別のメールボックスか、転送かによって、第三者の目に触れる度合いが変わります。取引先からの書類や税務関係の郵便が届く可能性を考え、誰が受け取り、どこに保管し、いつ回収するかを決めておくと、紛失や開封漏れを防ぎやすくなります。

契約前に運営へ確認しておきたいこと

内見や問い合わせの段階で聞いておくと判断しやすいのは、次の項目です。Wi-Fiが利用者ごとに分離される設定になっているか、有線LANや専用回線のオプションがあるか、入退室はどのように管理されているか（カードキー、暗証番号、有人受付）、会議室での通話や打ち合わせの防音状況、施錠可能な保管設備の有無です。

回答はメールなど記録に残る形でもらっておくと、後で社内ルールを作るときの根拠になります。とくに「分離設定の有無」は、施設によって表現が異なることがあるため、他の利用者の端末が見える状態かどうか、という聞き方をすると伝わりやすいです。

判断に迷ったら、扱う情報の性質から逆算します。個人情報やマイナンバー、顧客の機密情報を日常的に扱うなら、個室や施錠設備のあるプランを優先します。打ち合わせと事務作業が中心で機密性が高くないなら、共用席＋テザリング運用でも回せることがあります。プランや設備の料金は各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

社内ルールとして書き出しておくこと

ひとりの会社でも、ルールを文章にしておく意味があります。人が増えたときにそのまま渡せますし、自分自身の例外運用を防げるからです。最低限、①共用Wi-Fiで扱ってよい業務と扱わない業務、②端末を離席時にどうするか、③紙の持ち出しと処分の方法、④紛失・盗難が起きたときの連絡先と初動、の4点を書き出しておきます。

紛失時の初動は、事前に決めておかないと動けません。端末のリモートロックやワイプを有効にしておく、各クラウドサービスのパスワードをどこから変更するか把握しておく、取引先への連絡が必要になる場合の判断基準を決めておく、といった準備です。個人情報が関わる事案では、所管官庁への報告が求められる場合があるため、要件は個人情報保護委員会などの公式資料で確認してください。

電子帳簿保存法やインボイス制度に関連して、請求書や領収書を電子データで保存している会社も増えています。データの保存場所とアクセスできる人の範囲は、セキュリティの観点でも整理しておきたいところです。保存要件の詳細は国税庁の資料を確認し、判断に迷う部分は税理士にご確認ください。

契約内容や情報管理の体制について不安が残る場合は、施設の利用規約の確認を含めて弁護士に、税務書類の保存や経理データの扱いについては税理士に、従業員のテレワーク規程やPC持ち出しルールについては社会保険労務士に相談すると、自社の実態に合った形に落とし込みやすくなります。

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