ドキュサインの保存とタイムスタンプ｜完了証明書の確認と保存期間
DocuSign（ドキュサイン）で契約を締結すると、署名済みのPDFと一緒に「合意締結証明書（完了証明書）」が発行されます。ただ、締結して安心してしまい、あとから「タイムスタンプってどこで見るの？」「サービス上に置いたままでいいの？」と困る会社は少なくありません。この記事では、締結直後にやること、証明書とタイムスタンプの確認場所、保存期間の決め方、電子帳簿保存法を意識した社内ルールまで、手順の順番で整理します。
この記事の結論
- DocuSignで締結した契約書は、署名済みPDFと合意締結証明書（完了証明書）をセットでダウンロードし、自社側のストレージにも保存しておくのが基本です。
- タイムスタンプや署名の有効性は、PDFをAdobe Acrobat Readerなどで開いたときの署名パネル、および合意締結証明書に記載された署名イベントの記録から確認できます。
- 契約書の保存期間は会社法・法人税法などの各法令で定められた年数をもとに決め、電子データのまま保存する場合は電子帳簿保存法の要件を踏まえて社内ルールを作ります。
締結直後にやること：署名済みPDFと合意締結証明書をダウンロードする
DocuSignで全員の署名が完了すると、関係者に完了通知のメールが届き、管理画面（完了済み・Completed）から文書を取得できる状態になります。まずやるべきは、署名済みPDFと合意締結証明書（Certificate of Completion、完了証明書とも呼ばれます）をダウンロードすることです。ダウンロード時に「すべての文書を1つのPDFにまとめる」といった選択肢が表示される場合があるので、証明書が含まれる形式を選ぶと、あとで探す手間が減ります。
次に、ダウンロードしたファイルを自社の保存場所（クラウドストレージや文書管理システム）にも置きます。サービス上にデータが残っていても、解約・プラン変更・アカウント担当者の退職といった事情でアクセスできなくなる可能性はあります。契約の正本を自社で持っておく、という姿勢が安全です。
ファイル名は、あとから検索できる形に統一しておくと効きます。「締結日_取引先名_契約種類」のように並べておけば、電子帳簿保存法で求められる検索性の確保にもつながりやすくなります。命名ルールは最初に決めて、社内で共有してください。
合意締結証明書（完了証明書）とは何を証明する書類か
合意締結証明書は、その契約が「誰に」「いつ」送られ、「誰が」「いつ」「どのIPアドレスから」開封・署名したかという一連のイベントを時系列で記録した書類です。封筒（エンベロープ）ごとに固有のIDが振られ、署名者のメールアドレス、認証方法、同意の記録などが並びます。契約本文とは別のPDF、または本文の末尾に付く形で発行されます。
この証明書は、後日「本当にその人が署名したのか」「いつ成立したのか」を説明するときの裏付けになります。紛争になったときだけでなく、監査や社内の稟議チェックでも参照されることがあるため、本文だけ保存して証明書を捨ててしまうのは避けたい運用です。
なお、証明書があれば相手方の意思表示が常に立証できる、というものではありません。本人確認の方法（メール認証のみか、追加の認証を使ったか）によって説明できる強さは変わります。重要な契約ほど、事前に認証方法を検討しておくとよいでしょう。
Docusign（ドキュサイン）の料金プラン
Docusign（ドキュサイン）の料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Personal | 1,333円／月（年間一括 16,000円／年） | 月5通まで | 1ユーザー | 別途税金が発生する場合あり |
| Standard | 3,300円／月・ユーザー（年間一括 39,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | 共同編集、ブランド設定 |
| Business Pro | 5,300円／月・ユーザー（年間一括 63,600円／年） | 年間100通／ユーザー | 最大50ユーザー | Webフォーム、支払い回収、一括送信 |
| 拡張プラン | 記載なし | カスタム | 51ユーザー以上 | 組織管理、24時間サポート |
ドキュサインのタイムスタンプ確認方法：どこを見ればいいか
署名済みPDFに付いた電子署名やタイムスタンプは、Adobe Acrobat Reader などの対応ビューアでPDFを開くと確認できます。画面上部に署名に関するメッセージバーが出たり、左側の「署名パネル」に署名者・発行元・署名日時が表示されたりします。パネルを展開すると、署名の有効性、署名以降に文書が改変されていないかどうかの検証結果、タイムスタンプの情報を見られます。
もう一つの確認ルートが、前述の合意締結証明書です。こちらは日本語で読める形で署名イベントの日時が並ぶため、非エンジニアの担当者でも状況を把握しやすいのが利点です。PDFの署名パネル＝技術的な検証、証明書＝経緯の説明、と役割が違うと考えると整理できます。
ビューアによっては「署名者の身元は不明です」といった警告が出ることがあります。これは署名そのものが無効という意味ではなく、証明書の発行元がそのビューアの信頼リストに入っていない場合にも表示されます。表示の意味が判断できないときは、社内で検証手順を決めておくか、電子契約に詳しい専門家に確認してください。
認定タイムスタンプ・長期署名が必要かどうかの判断
電子署名には有効期限の考え方があり、時間が経つと証明書の有効性を検証しづらくなる場合があります。これに備えるのが、いわゆる長期署名（長期検証可能な形式）や、時刻認証業務認定事業者による認定タイムスタンプの付与です。DocuSignでもプランや設定によって署名・タイムスタンプの仕様が異なることがあるため、自社の契約で何が付与されるかは公式サイトの仕様資料や管理者向けの設定画面で確認してください。
判断の順番としては、まず「その契約の保存期間はどれくらいか」を見ます。数年で役割を終える発注書と、十年単位で効力が続く賃貸借契約・基本契約・株主間契約では、求められる耐久性が違います。次に「紛争になったとき、いつ署名されたかが争点になりうるか」を考えます。この2つが長いほど、長期署名や認定タイムスタンプを検討する価値が高まります。
一方、日常的な業務委託の個別発注のように短期で完結する文書まで一律に高い仕様を求めると、運用が止まりがちです。契約類型ごとに「標準」「重要」の2段階程度に分け、重要な類型だけ追加の要件を求める、という切り分けが現実的です。
保存期間の決め方と、電子帳簿保存法を踏まえた社内ルール
契約書の保存期間は、契約書の種類によって根拠が変わります。会社法に基づく帳簿・書類、法人税法に基づく取引関係書類、それぞれに年数の定めがあり、繰越欠損金がある事業年度などで扱いが変わることもあります。実務では、法令上の年数に少し余裕を足した「自社の保存年数」を契約類型ごとに決め、一覧表にしておくと迷いません。具体的な年数の当てはめは、顧問の税理士に確認するのが確実です。
電子取引で授受したデータを電子のまま保存する場合には、電子帳簿保存法で改ざん防止の措置や検索できる状態の確保などが求められる考え方になっています。DocuSignのような電子契約サービスを使う場合、タイムスタンプや訂正削除の記録が改ざん防止の手当てにあたると整理されることがありますが、要件の詳細と自社の運用が合っているかは、国税庁の公表資料を確認したうえで税理士に相談してください。
社内ルールとして最低限そろえたいのは、（1）保存場所を1か所に決める、（2）ファイル名と保存フォルダの命名規則を決める、（3）誰が保存作業をし、誰が確認するかを決める、（4）解約・移行時にどう持ち出すかを決める、の4点です。これを1枚の文書にして、契約担当が変わっても同じ運用が続く状態にしておくと、あとで効いてきます。
サービス上に置いたままにしないための、取り出しと引き継ぎの設計
電子契約サービスは、プラン変更や解約をすると過去の文書へのアクセス方法が変わることがあります。そのため「解約するとき、いつまでに、どの形式で全件を取り出すか」を、導入時点で決めておくのが安全です。一括ダウンロードの可否や手順は各社で異なるため、DocuSignの公式サイトやヘルプで最新の仕様を確認してください。
ひとり社長や少人数の会社で起きやすいのが、管理者アカウントのメールアドレスが個人に紐づいたままになっているケースです。担当者が離れたときに文書へたどり着けなくなるおそれがあるので、管理者は複数名にする、または会社の共有アドレスを使うといった手当てをしておきます。
そして、月に一度でよいので「締結済みの契約が自社ストレージにも全部入っているか」を突き合わせる時間をとってください。締結直後のダウンロードを習慣にしていても、急ぎの案件で抜けることはあります。件数が少ないうちに仕組みを作っておくと、増えてからが楽です。
保存期間の当てはめや電子帳簿保存法への対応は、会社の事業内容や取引形態によって判断が変わります。自社の運用で足りているか不安があるときは、税理士に保存要件を、契約の有効性や証拠力については弁護士に相談すると、論点を切り分けて整理しやすくなります。
よくある質問
ドキュサインのタイムスタンプはどこで確認できますか。
署名済みPDFをAdobe Acrobat Readerなどで開き、署名パネルを確認すると署名日時やタイムスタンプ、改変の有無の検証結果が表示されます。あわせて合意締結証明書を見ると、送信・開封・署名の日時が時系列で読み取れます。表示の意味が判断しづらい場合は、社内で検証手順を定めるか専門家に確認してください。
合意締結証明書も保存しておく必要がありますか。
契約本文だけでなく、合意締結証明書もセットで保存しておくことをおすすめします。誰がいつ署名したかを後から説明する際の裏付けになり、監査や社内確認でも参照されることがあります。ダウンロード時に証明書が含まれる形式を選ぶと取りこぼしを防ぎやすくなります。
ドキュサイン上に保存されていれば、自社でダウンロードしなくても大丈夫ですか。
サービス上の保管だけに頼らず、自社のストレージにも保存しておくほうが安全です。プラン変更や解約、管理者アカウントの引き継ぎ漏れでアクセスできなくなる可能性があるためです。保管仕様や一括取り出しの方法は各社で異なるため、公式サイトで最新の情報を確認してください。
契約書の保存期間は何年にすればよいですか。
会社法や法人税法などで定められた年数が根拠になり、契約書の種類や事業年度の状況によって当てはめが変わります。実務では契約類型ごとに自社の保存年数を決めて一覧化しておくと迷いません。具体的な年数や電子データのままの保存要件は、国税庁の資料を確認のうえ税理士にご相談ください。