経費精算の領収書と電子帳簿保存法｜立替精算の運用ルールの決め方

電子帳簿保存法で経費精算の領収書はどう分かれるのか

まず押さえたいのは、電子帳簿保存法が「紙の領収書を全部データにしなさい」という法律ではない、という点です。大きく分けると、①帳簿や決算書類を電子で保存する電子帳簿等保存、②紙で受け取った書類をスキャンして保存するスキャナ保存、③データでやりとりした取引情報を保存する電子取引、の3つがあります。経費精算に直接効いてくるのは②と③です。

②のスキャナ保存は任意です。社員が店舗で受け取った紙のレシートは、これまでどおり紙のまま保管しても差し支えありません。スキャナ保存の要件を満たして運用できるなら、紙の原本を残さない形に切り替えることもできます。

一方、③の電子取引はやり方を選べません。Web通販の購入完了画面からダウンロードしたPDF、メール本文に金額が書かれた領収書、交通系アプリやサブスクの管理画面から取得した明細などは、データのまま保存することが求められます。これを印刷して紙のファイルにとじるだけ、という運用にしていると、電子帳簿保存法の考え方からずれてしまう可能性があります。

つまり立替精算のルールづくりは、「その領収書をどうやって受け取ったか」で二つに仕分けるところから始まります。ここを社員に説明できれば、残りは作業の話です。

立替精算の運用ルールは、この順番で決める

決める順番は、①受け取り方の分岐、②提出先、③ファイル名と検索の方法、④原本の扱い、⑤締め日と支払日、の5つです。この順に決めると、後から穴が見つかりにくくなります。

①は前章のとおり、紙かデータかの仕分けです。社員には「お店で紙のレシートをもらったらA、メールや画面でPDF等をもらったらB」とだけ伝えます。②の提出先は、経費精算システムを使うならアプリからのアップロード、使わないなら会社の共有フォルダ内に「経費精算／2026年◯月」のような月次フォルダを用意しておくと迷いません。個人のPCやチャットの履歴に置いたままにしない、というのがいちばん大事なルールです。

③のファイル名は、電子取引データについて求められる検索の考え方に合わせて「取引年月日・取引金額・取引先」がわかる形にしておくと扱いやすくなります。たとえば「20260915_5480_◯◯商店.pdf」のような命名規則を決めて、社員に例を1つ見せる。ルールは文章より実例のほうが守られます。

④の原本の扱いは、スキャナ保存に踏み込むかどうかで変わります。踏み込まないなら「紙の領収書は台紙に貼って総務に提出、データは触らない」でシンプルに回ります。⑤は「毎月末締め、翌月◯日払い」のように決め、締めに間に合わなかった分は翌月回し、と最初に言い切っておくと運用が楽になります。

紙の領収書をデータ化する（スキャナ保存）か、紙のまま残すか

スキャナ保存に進むかどうかは、会社の状況で判断します。判断の目安は3つです。第一に、社員が外出先で立て替える機会が多いか。多いなら、スマホで撮って送れる仕組みの効果が大きくなります。第二に、紙のレシートを集めて台紙に貼る作業に誰かの時間が取られているか。第三に、保管スペースや郵送のやりとりが負担になっているか。

この3つのうち2つ以上に当てはまるなら、スキャナ保存に対応した経費精算システムを検討する価値があります。当てはまらない、あるいは社員が数名で立替もほとんどない、という会社なら、当面は紙のまま保管し、電子取引データだけをきちんとフォルダに集める運用でも十分に回ります。

スキャナ保存を選ぶ場合は、解像度や読み取りの条件、訂正削除の履歴が残ること、入力期間の制限など、いくつかの要件が定められています。要件の細かい部分は改正が入ることもあるため、国税庁が公開している電子帳簿保存法の一問一答やパンフレットで最新の内容を確認し、判断に迷う場合は顧問税理士に相談してください。

なお、スキャナ保存に切り替えたあと紙の原本をどうするかは、社内の取り決めとして別途決めておく必要があります。いきなり全部処分するのではなく、最初の数か月は紙も残して運用が安定してから見直す、という進め方が現実的です。

経費精算システムは何を見て選ぶか（楽楽精算などを比較するとき）

「電子帳簿保存法 楽楽精算」「楽楽精算 電子帳簿保存法 対応」といった調べ方をする方が多いように、経費精算システムは電帳法対応の有無で比較されがちです。ただ、主要な製品はいずれも法令対応を掲げているため、対応しているかどうかだけでは差がつきません。見るべきは次の4点です。

1つ目は、JIIMA認証などの第三者認証の有無です。要件を満たしているかを自社で細かく検証するのは負担が大きいので、認証の有無は確認の手間を減らす手がかりになります。2つ目は、電子取引データの扱い。紙のスキャンだけでなく、PDFやメール添付の領収書もそのまま取り込んで検索できるかを確認します。3つ目は、会計ソフトや給与計算との連携です。精算データを手で転記し直すなら、導入の効果は半減します。

4つ目は、社員側の入力のしやすさです。スマホから撮影して申請まで完了するか、承認が誰にどう回るか、差し戻しの操作が分かりやすいか。ここが重くなると、結局チャットで写真を送る運用に戻ってしまいます。

選び方の目安としては、社員が少なく立替も月数件なら、まずは会計ソフト付属の経費機能やクラウドストレージ＋命名規則で始める。申請者が十数名を超え、承認ルートが部門をまたぐようになったら、専用の経費精算システムを検討する。この順で段階を踏むと、無理なく移行できます。料金や機能の詳細は改定されることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

通勤手当と電子帳簿保存法の関係を整理する

「電子帳簿保存法 通勤手当」で調べる方が気にしているのは、通勤手当にも領収書の保存が要るのか、という点だと思います。整理すると、通勤手当を就業規則や賃金規程にもとづいて定額で支給している場合、会社と社員の間の給与計算の処理であり、外部の取引先から受け取る領収書そのものが発生しません。この場合、保存の対象になるのは通勤経路の申請書や規程、給与データのほうです。

一方、実費精算として社員が定期券や切符を購入し、その領収書を提出する形にしている場合は、通常の立替精算と同じ考え方になります。券売機で紙の領収書を受け取ったならA（紙のルート）、ネットで購入してPDFやメールで領収書を受け取ったならB（電子取引のルート）です。交通系ICカードの利用履歴をアプリからダウンロードしている場合も、データとして受け取った記録にあたる可能性があるため、データのまま残す前提で運用を組んでおくと安全です。

また、通勤手当には所得税の非課税限度額の考え方があり、支給方法によって課税の扱いが変わることがあります。金額の設定や在宅勤務との併用については、税理士や社会保険労務士に確認したうえで規程に落とし込むことをおすすめします。

社内に配る「立替精算ルール」の作り方と、最初の1か月の進め方

ルールは長い文章にせず、A4一枚に収めます。載せるのは、①紙とデータの仕分け方、②提出先（システム名またはフォルダのパス）、③ファイル名の例、④締め日と支払日、⑤困ったときの聞き先、の5項目です。例を1つずつ添えるだけで、問い合わせはかなり減ります。

電子取引データの保存について、訂正や削除の履歴が残らない方法で保存する場合には、社内の事務処理規程を定めて運用する考え方があります。国税庁が規程のサンプルを公開していますので、自社の実態に合わせて整えたうえで、内容が適切かを顧問税理士に見てもらうと安心です。

最初の1か月は、完璧を目指さずに「データの領収書を個人のPCに置きっぱなしにしない」の一点だけ徹底します。これができると、あとから検索要件やファイル名を整えるのは作業として片付きます。逆に、集める場所が決まっていないまま細かいルールを配っても、守られないまま形だけ残ります。

期末が近づいたら、月次フォルダを開いて抜けがないかを確認し、締め後に出てきた領収書の扱いを決めておきます。判断に迷う取引や、スキャナ保存への切り替えを検討する段階では、自社の記帳の状況を把握している税理士に早めに相談してください。

よくある質問