電子帳簿保存法のファイル名ルール｜検索要件を満たす付け方の例

そもそも電子帳簿保存法のファイル名ルールとは何を求めているのか

電子帳簿保存法のうち、メールやWeb上でやり取りした請求書・領収書などの「電子取引データ」は、電子のまま保存することが求められています。その保存にあたって、あとから必要なデータを探し出せる状態にしておくこと（いわゆる検索要件）が条件のひとつとされています。

ここで押さえておきたいのは、法令が「このファイル名にしなさい」と具体的な文字列を指定しているわけではない、という点です。求められているのは、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先という項目で探せる状態であること。その手段としてファイル名を使うのが、小規模な会社にとって一番手軽だ、というだけの話です。

ですから「うちの命名ルールは正しいのだろうか」と悩むより、「この名前で、税務調査の場で担当者が目的のファイルにたどり着けるか」を基準に考えるほうが実務的です。なお、事業者の規模や状況によって求められる対応が変わる場合があるため、自社にどこまでの対応が必要かは税理士にご確認ください。

検索要件で使う3項目（取引年月日・取引金額・取引先名）の考え方

まず「取引年月日とは」でつまずく方が多いところです。これは、その書類に記載されている取引の日付のことで、請求書なら請求日、領収書なら領収日、契約書なら契約日といった具合に、書類の種類によって見る欄が変わります。メールを受信した日ではなく、書類そのものに書かれた日付を使うのが基本の考え方です。迷ったら「その書類の日付欄に書かれている日」を拾う、と決めておくと運用がぶれません。

取引金額は、その書類の総額（税込の合計額）を使うのが一般的です。カンマや「円」は入れず、数字だけを並べたほうがファイル名としては扱いやすくなります。金額の記載がない書類（見積の伴わない通知書など）は、空欄であることが分かる書き方にするか、索引簿側で補足しておきます。

取引先名は、相手の会社名です。ここも「株式会社をどう書くか」で迷いますが、大事なのは一貫していること。詳しくは次の見出しで整理します。

取引先名のルールはどう決める？表記ゆれを止める3つの決めごと

取引先名で起きる事故のほとんどは、表記ゆれです。「株式会社AAA」「(株)AAA」「AAA」「エーエーエー商事」が同じ会社を指しているのに、検索で拾えない。これを防ぐには、最初に自社ルールを決めて文書化しておくことが近道です。

決めるべきは次の3つです。第一に、法人格（株式会社・有限会社など）を書くか省くか。ファイル名を短くしたいなら省く、請求書と突き合わせやすさを優先するなら書く、どちらでも構いませんが片方に統一します。第二に、前株・後株の位置をどう扱うか。省略するなら悩みませんが、書くなら「カブシキガイシャAAA」のようにカタカナに開いて頭に固定する方法もあります。第三に、記号やスペースをファイル名に入れないこと。スラッシュや記号はOSやクラウド側で使えないことがあり、スペースは検索時のゆれのもとになります。

そのうえで、取引先の正式名称と、自社で使う略称を対応させた一覧を作っておきます。新しい取引先が増えたらその一覧に追記する。この一手間があるだけで、半年後の自分が助かります。屋号で請求書が届く個人事業主の相手先は、屋号と氏名のどちらで揃えるかも先に決めておきましょう。

ファイル名の例：この順番で並べると探しやすい

実務で扱いやすいのは、「取引年月日＿取引金額＿取引先名」の順です。たとえば2026年9月21日付・税込11万円・株式会社AAAからの請求書なら、「20260921_110000_カブシキガイシャAAA.pdf」といった形になります。日付を8桁の数字で先頭に置くと、フォルダ内で名前順に並べ替えるだけで時系列になるのが利点です。

同じ日に同じ取引先から複数の書類が届くこともあります。その場合は末尾に枝番を付けて「20260921_110000_カブシキガイシャAAA_1.pdf」「_2.pdf」とするか、書類の種類を足して「_請求書」「_領収書」と区別します。順番を後ろに足す分には検索要件に影響しにくいので、自社が見分けやすい形にして構いません。

フォルダ構成は「年度＞月」程度のシンプルな階層にとどめ、フォルダ名で意味を持たせすぎないほうが安全です。フォルダを細かく分けると、どこに入れたか分からないファイルが必ず出てきます。ファイル名に情報を集約し、フォルダは時系列の入れ物として使う、と割り切るとうまくいきます。

なお、受け取ったファイルの名前を変更すること自体は、データの中身に手を加えるわけではないため一般的に行われている運用です。ただし、改ざん防止のための措置（事務処理規程の備付けやタイムスタンプ等）は別途必要とされており、どの方法を選ぶかは所管官庁の資料を確認のうえ、税理士に相談して決めてください。

ファイル名で難しいときは索引簿（一覧表）という方法もある

取引件数が多い、あるいはシステムから出力されるファイル名を変更しづらい場合は、表計算ソフトで索引簿をつくる方法があります。列に「連番」「取引年月日」「取引金額」「取引先名」「ファイル名（または保存先）」を用意し、1行1ファイルで記録していく形です。ファイル自体は連番だけの名前にしておき、索引簿側で3項目を管理します。

どちらを選ぶかの判断は、まず件数で考えます。月に数十件程度で、自分でファイル名を付けられるならファイル名方式が手早い。月に数百件あり、会計ソフトや販売管理システムからの出力が中心なら、索引簿や、検索機能を備えた保存システムの利用を検討する、という順で見ていくとよいでしょう。

途中で方式を変えること自体は可能ですが、切り替えの時期をはっきり決めて、「この年度まではファイル名方式、次の年度から索引簿方式」と区切るのが安全です。混在期間が長いと、どちらを見ればいいのか分からなくなります。保存システムを導入する場合は、検索要件に対応しているかを各社の公式サイトや製品資料で確認し、料金は必ず最新の情報をご覧ください。

今日から始めるなら、この順番で

最初にやるのは、保存場所をひとつに決めることです。クラウドストレージでも社内のフォルダでも構いませんが、「電子取引データはここにしか置かない」と決めます。メールの添付ファイルをメールボックスに置いたままにしないことが、最初の分かれ道です。

次に、命名ルールを1枚のメモにまとめます。日付は何の日を使うか、金額は税込か、取引先名に法人格を入れるか、枝番の付け方。これを社内で共有し、ファイルを保存する人が誰であっても同じ名前になるようにします。ひとり社長でも、将来スタッフが増えたときのために文書にしておく価値があります。

そのうえで、改ざん防止のための措置をどうするかを決めます。事務処理規程を備え付ける方法をとる場合は、国税庁が公開しているサンプルを参考にしつつ、自社の実態に合わせて整えます。ここは判断が分かれやすい領域なので、顧問税理士がいる方は早めに相談し、いない方も一度、税理士に自社の保存方法を見てもらうことをおすすめします。制度の詳細な要件は所管官庁の最新資料をあわせてご確認ください。

よくある質問