電子帳簿保存法の帳簿保存｜総勘定元帳をPDFで保存するときの要件

電子帳簿保存法のどの区分の話か｜帳簿保存は「電子帳簿等保存」

電子帳簿保存法は、大きく3つの区分に分かれています。1つめが、パソコンで作成した帳簿や決算関係書類をデータのまま保存する「電子帳簿等保存」。2つめが、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして画像で保存する「スキャナ保存」。3つめが、メールやWeb明細で受け取った請求書などをデータで保存する「電子取引データ保存」です。

総勘定元帳や仕訳帳といった会計帳簿の話は、1つめの電子帳簿等保存にあたります。ここが重要なのですが、電子帳簿等保存とスキャナ保存は、いずれも任意の制度と説明されています。つまり、紙に出力して保存するという従来の方法を続けることも選べます。一方で3つめの電子取引データ保存は、データで受け取ったものはデータで残す、という考え方が原則とされており、性格が異なります。

検索で「電子帳簿保存法 対応しないといけない」という情報に触れて焦る方が多いのですが、多くの場合それは3つめの電子取引の話です。帳簿を紙でファイリングしている会社が、そのやり方を今すぐ変えなければならない、という話ではありません。まず自分がどの区分の話をしているのかを切り分けてください。

総勘定元帳を電子データで保存するときの要件は何か

帳簿を電子データで保存する場合の前提として、よく挙げられるのが「最初の記録段階から一貫してパソコン等で作成していること」です。手書きの帳簿を途中からスキャンしてデータ化する、といったやり方は帳簿の電子保存としては想定されていません。会計ソフトに仕訳を入力し、そこから総勘定元帳が出力されている、という形であればこの前提に沿います。

そのうえで、一般的に説明されている要件は次の3つです。1つめは、使っている会計ソフトのマニュアルや事務処理の手順書など、システム関係の書類を備え付けておくこと。2つめは、保存場所にパソコン・ディスプレイ・プリンタとその操作説明書を置き、画面と書面の両方ですぐに内容を確認できる状態にしておくこと。3つめは、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしておくことです。

この3つを満たす運用であれば、いわゆる最低限の電子帳簿として保存できる、という整理がされています。クラウド会計を使っていて、ID・パスワードで帳簿を画面表示でき、CSVなどで出力できるのであれば、実態としてはすでに近い状態にあることが多いはずです。ただし要件の細かい文言や例外は改正で変わることがあるため、最終的には国税庁が公表している電子帳簿保存法の一問一答やパンフレットで、その時点の内容を確認してください。

総勘定元帳をPDFで保存するのは要件を満たすのか

「会計ソフトから総勘定元帳をPDF出力して、そのPDFだけ保存しておけばよいか」という質問はとても多いです。結論から言うと、PDFという形式そのものが認められない、認められる、という単純な線引きではなく、上で挙げた要件を満たす運用になっているかで判断される、と考えるのが実務的です。

ここで引っかかりやすいのが、データのダウンロードの求めに応じる、という部分です。求められているのは帳簿の内容を検索・確認できる形で提供することであり、ページ数の多いPDFを渡すだけでは、その趣旨に沿っているかを説明しにくい場面があります。また、後述する「優良な電子帳簿」を目指す場合は、取引年月日・金額・取引先での検索や、訂正・削除の履歴が残ることが求められるため、PDF単体では対応が難しくなります。

そのため、おすすめの形を断定はしませんが、判断の順番としてはこう整理できます。まず、会計ソフトの中に元データが残っていて、いつでも画面表示・出力できるなら、それが本体です。次に、決算後に内容を固定して手元に置いておきたい、顧問税理士や金融機関に渡したい、といった目的でPDFを作るなら、それは元データを補う控えとして持つ。会計ソフトを解約するなどして元データが失われる予定があるなら、PDFだけでなくCSVなどの出力データもあわせて残し、どういう経緯でその形になったかを社内メモとして残しておく。この順で考えると迷いにくくなります。

青色申告の優遇と「優良な電子帳簿」の関係

帳簿の保存は、青色申告の前提でもあります。青色申告の承認を受けている法人・個人事業主は、法令で定められた帳簿書類を備え付けて記録し、一定期間保存することが求められます。この保存を紙で行うか、電子帳簿保存法の要件に沿ってデータで行うか、という関係になります。帳簿が整っていない状態が続くと、青色申告の承認に影響が及ぶこともあるとされているため、形式より先にまず帳簿をきちんとつけることが土台です。

電子帳簿には、上で説明した最低限の要件を満たすものと、さらに要件を上乗せした「優良な電子帳簿」という区分があります。優良のほうは、訂正や削除をした場合にその事実と内容が記録に残ること、帳簿と関連する他の帳簿との記録が相互に確認できること、取引年月日・取引金額・取引先で検索できることなどが求められる、と説明されています。これらを満たし、あらかじめ所定の届出書を提出している場合には、過少申告加算税に関する軽減の措置の対象になる制度があります。

ここで注意したいのは、優良を目指すかどうかは会社の規模や体制次第という点です。ひとり社長の会社で、そこまでの体制整備に時間をかけるより、まず日々の記帳と電子取引データの保存を安定させるほうが先、という判断も十分あり得ます。軽減措置の適用要件や届出の期限は制度の詳細に関わるため、検討する場合は国税庁の資料を確認したうえで、顧問税理士に相談してから決めるのが安全です。

いつ・何を用意して・どこに出すのか｜実務の進め方

最低限の電子帳簿として保存するだけであれば、事前に税務署へ出す届出は原則として求められていません。会計ソフトで記帳を続け、上で挙げた3つの要件を満たす環境を整えれば足りる、という整理です。まずやることは、使っている会計ソフトのマニュアルやヘルプのURLを社内で共有し、帳簿を確認するパソコンとプリンタを決めておくこと。この2つは今日からでもできます。

次に、社内の事務処理規程をつくります。誰が記帳し、誰がいつ確認するか、修正が必要になったときどう記録を残すか、データのバックアップをどうするか、といった内容です。決まった様式はありませんが、国税庁がサンプルとなる規程例を公開しているので、それを土台に自社用に書き換える方法が取り組みやすいでしょう。

優良な電子帳簿として軽減措置の適用を受けたい場合は、法定申告期限までにあらかじめ所定の届出書を所轄の税務署へ提出する必要がある、とされています。提出の期限や様式は制度の内容に沿って定められているため、検討する段階で税務署の窓口か税理士に確認してください。あわせて、会計ソフトが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の認証(JIIMA認証)を受けているかどうかも、要件の確認材料のひとつになります。詳細は各ソフトの公式サイトで確認してください。

帳簿の電子保存を始める前にそろえておきたい社内ルール

制度の要件を満たしていても、運用が崩れると意味がありません。特に小さな会社でよく起きるのが、担当者の個人アカウントだけで会計ソフトを使っていて、退職や交代のときにデータにアクセスできなくなるケースです。管理者権限を社長側でも持っておく、契約者名義を会社にしておく、といった当たり前の整備を先に済ませておいてください。

バックアップも忘れがちです。クラウド会計であればサービス側で保管されますが、契約が終了したあとの取り扱いは各社の規約によって異なります。年度が確定したタイミングで、総勘定元帳・仕訳帳・決算書のデータを、CSVなどの汎用形式とPDFの両方で書き出して、会社のストレージに年度別フォルダで保管しておくと、後から探す手間が減ります。

最後に保存期間です。帳簿書類は法令で定められた期間の保存が求められ、欠損金が生じた事業年度などでは期間が長くなる取り扱いもあります。年度フォルダに保存期限の目安をメモしておくと、いつまで残すかで迷わずに済みます。

ここまで整理してきたとおり、帳簿の電子保存は「どの区分の話か」「最低限で行くか優良を目指すか」「元データとPDFのどちらを本体にするか」の3つを順に決めれば、方針は立てられます。とはいえ、青色申告の承認や加算税の軽減措置に関わる部分は、自社の申告状況によって考え方が変わります。判断に迷う場合や、届出を含めて体制を整えたい場合は、顧問税理士に自社の会計ソフトの画面を見てもらいながら相談するのが確実性の高い進め方です。顧問がいない場合は、税務署の相談窓口や、地域の税理士会が行っている相談を利用する方法もあります。

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