クラウドサインのログインとアカウント登録｜ログインできないときの対処
電子契約サービスのクラウドサインは、契約を送る側（自社）と受け取る側（取引先）で、必要な手続きが違います。「受信側はアカウントを作らなくても署名できるのに、自分はログインできない」といった混乱は、この違いを知らないまま操作していることが原因のこともあります。この記事では、アカウント登録の流れ、ログイン方法、ログインできないときの切り分け、メールアドレス変更やアカウント削除の考え方までを、これから電子契約を始める小さな会社の目線で整理します。
この記事の結論
- クラウドサインは契約を送る側がアカウント登録して利用し、受け取る側は届いたメールのリンクから、アカウントなしで確認・同意できる仕組みが基本です。
- ログインできないときは、①メールアドレスの取り違え、②パスワード、③二要素認証や端末・ブラウザ、④アカウントの状態、の順に切り分けると原因にたどり着きやすいです。
- メールアドレス変更やユーザー追加・削除は、原則として管理者権限のあるアカウントから管理画面で行い、退職者の扱いは契約書の閲覧権限とあわせて設計します。
クラウドサインのアカウント登録は「送る側」だけ必要
まず押さえたいのは、電子契約サービスには「契約書を送る側」と「受け取って同意する側」があり、必要な手続きが違うという点です。クラウドサインでは、契約書を作成して送信する側がアカウントを登録して利用します。一方、取引先として契約書を受け取る側は、届いたメールに記載されたリンクから内容を確認し、同意の操作を行う流れが基本で、アカウントを作らなくても対応できるように設計されています。
そのため「取引先からクラウドサインで契約書が届いたが、ログインの仕方が分からない」という場合は、そもそもログインが不要なケースが多いです。メール本文のボタンやリンクを開けば書類の画面に進めます。逆に、自社から契約書を送りたい、過去に送った契約書を一覧で見たい、というときはアカウント登録が必要になります。
この区別が曖昧なまま「クラウドサイン ログイン」と検索して公式サイトのログイン画面にたどり着き、登録していないメールアドレスを入力して弾かれる、というのはよくあるつまずきです。自分がどちら側なのかを最初に確認しておくと、無駄な遠回りを避けられます。
アカウント作成（ユーザー登録）の手順と、事前に決めておくこと
アカウント作成そのものは、公式サイトから申し込み、登録するメールアドレスを入力し、届いた確認メールのリンクを開いてパスワードを設定する、という流れが一般的です。会社名や担当者名などの入力も求められます。プランや料金体系はサービス側で変更されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容を確認してください。
登録の前に社内で決めておきたいのは、次の3つです。1つ目は「どのメールアドレスで登録するか」。個人名のアドレスにするか、契約担当の共有アドレスにするかで、後の運用のしやすさが変わります。2つ目は「誰が管理者になるか」。管理者はユーザーの追加・削除や設定の変更を行う役割で、ひとり社長なら本人、担当者がいる会社なら代表と担当者の複数名にしておくと、一人しか入れない状態を避けられます。
3つ目は「契約書の保管をどうするか」です。電子契約で締結した書類は電子取引のデータとして扱われ、電子帳簿保存法の考え方に沿った保存が求められる場面があります。サービス内に保管したままでよいのか、自社側にも控えを残すのか、方針を決めておくと後で慌てません。要件の細かい部分は国税庁の資料を確認するか、顧問税理士に相談してください。
クラウドサインの料金プラン
クラウドサインの料金は次のとおりです。改定されることがあるため、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。
| プラン | 月額 | 1件あたりの送信料 | ユーザー数 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0円 | 無料（月2件まで） | 1名 | 月の送信2件が上限。書類管理機能に制限 |
| Light | 11,000円（税抜）／12,100円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | AI契約書管理（インポート時）非対応、キャビネット機能なし |
| Corporate | 28,000円（税抜）／30,800円（税込） | 220円（税抜）／242円（税込） | 無制限 | 専任CSM非対応、一部の内部統制機能に制限 |
| Business / Enterprise | 記載なし（個別） | 記載なし（ボリュームディスカウントあり） | 記載なし | 料金は問い合わせ |
ログイン方法と、ログインできないときの切り分け
ログインは、公式サイトのログインページから、登録済みのメールアドレスとパスワードを入力して行います。企業によってはシングルサインオンや二要素認証を設定している場合があり、その場合は追加の認証が入ります。ブックマークするなら、検索結果の広告やよく似たドメインではなく、公式サイトから入ったログインページを登録しておくと安心です。
「クラウドサイン ログインできない」となったときは、思いつくままに試すより、順番に切り分けたほうが早く解決します。①入力したメールアドレスが登録時のものと一致しているか（会社ドメインと個人アドレスの取り違え、別サービスのアドレスとの混同が多いです）。②パスワードが違う可能性があるなら、パスワード再設定の手続きを行う。③二要素認証のコードが届かない、端末を変えた、ブラウザの拡張機能や社内ネットワークの制限が影響している、といった環境要因を確認する。④それでも入れないなら、アカウント自体が無効化・削除されている、あるいは契約状態が変わっている可能性を疑う、という順です。
再設定メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダ、社内のメールフィルタ、入力したアドレスの綴りを順に確認します。共有アドレスで登録していて、そのアドレスの受信箱に今アクセスできる人がいない、というケースも起こりがちです。切り分けても解決しないときは、公式のヘルプやサポート窓口に、発生日時・入力したメールアドレス・画面に出たメッセージを添えて問い合わせると解決につながりやすいです。
メールアドレス変更・ユーザー追加・アカウント削除の考え方
メールアドレス変更は、担当者の異動や、個人アドレスから共有アドレスへの切り替えで必要になります。多くのサービスでは、本人の設定画面または管理者の管理画面から変更でき、新しいアドレス宛の確認メールで本人確認を行う流れになっています。変更すると、通知やログインに使うアドレスも切り替わるため、社内の共有情報やパスワード管理ツールの登録もあわせて更新しておきます。
ユーザー追加（ユーザー登録）は、管理者が管理画面から対象者のメールアドレスを入力して招待する形が一般的です。追加の際は、書類を送信できる人、承認する人、閲覧だけできる人といった権限の設計を先に決めておくと、後から整理する手間が減ります。人数によって費用が変わる料金体系のサービスもあるため、追加前に公式サイトで最新の条件を確認してください。
アカウント削除には、「特定のユーザーを削除する」場合と、「サービスの利用そのものを解約する」場合の2つがあります。前者は管理者が管理画面から行いますが、そのユーザーが送信・保管していた契約書の扱いがどうなるかを先に確認するのが大切です。後者は、締結済みの契約書データを自社側にダウンロードして保存してから手続きする、という順番を守らないと、必要なときに書類を取り出せなくなる恐れがあります。退職者が出たときは、アカウント削除と同時に、その人が関わった契約書へのアクセス経路が残っているかを点検しておきましょう。
小さな会社が最初に決めておきたい運用ルール
電子契約は、導入した直後より、半年後・一年後に効いてきます。最低限、次の4点を決めておくと後の混乱が減ります。①契約書を送信できるのは誰か、②送信前に誰の承認を得るか、③締結済みの書類をどこに保管し、誰が見られるか、④アカウントの棚卸しを年に一度など定期的に行うか。ひとり社長でも、将来人を雇う前提なら先に形にしておくと移行が楽です。
もう一つ、紙の契約とどう使い分けるかも決めておきましょう。相手が電子契約に対応していない、社内規程や業界慣行で書面が求められる、といった場面はまだあります。「原則は電子、相手の事情で紙」といった方針を決め、どちらで締結したかを一覧で管理できる状態にしておくと、後から探すときに困りません。
なお、電子契約で締結した書類は電子取引のデータとして扱われる場面があり、保存方法や検索できる状態の確保について、電子帳簿保存法の考え方を踏まえた対応が求められることがあります。印紙の扱いについても、契約の形態によって判断が分かれることがあるため、自社のケースで迷ったら断定せず確認する姿勢が安全です。
迷ったら、この順に相談する
ログインできない、メールアドレスを変更したい、といった操作上の問題は、まずサービスの公式ヘルプとサポート窓口が窓口になります。アカウントの状態や契約情報に関わる部分は、外部の記事より一次情報のほうが正確です。
一方で、電子契約で締結した書類の保存方法、印紙の要否、契約書の条項の妥当性といった論点は、サービス側では判断できません。保存や税務の扱いは税理士、契約内容や取引先とのトラブル対応は弁護士、雇用契約書を電子化する場合の労務面は社会保険労務士、というように、内容に応じて相談先を分けるのが現実的です。
導入の初期に一度、顧問の税理士や弁護士に「この運用で問題がないか」を相談しておくと、後から遡って直す手間を避けやすくなります。自社だけで判断せず、早めに専門家へ確認することをおすすめします。
よくある質問
取引先からクラウドサインで契約書が届きました。アカウント登録は必要ですか。
受け取って同意するだけであれば、届いたメールのリンクから手続きでき、アカウント登録は原則不要です。自社からも契約書を送りたい場合や、締結済みの書類を自社の画面で一覧管理したい場合に、アカウント登録が必要になります。
パスワード再設定のメールが届きません。どうすればよいですか。
迷惑メールフォルダ、社内のメールフィルタ設定、入力したメールアドレスの綴りの順に確認してください。共有アドレスで登録していて受信箱を見られない、登録したアドレス自体が別のものだった、というケースもあります。解決しない場合は、発生日時と入力したアドレスを添えて公式のサポート窓口に問い合わせてみてください。
担当者が退職しました。アカウント削除の前に何をすべきですか。
その担当者が送信・保管していた契約書に、他のメンバーからアクセスできる状態かを先に確認してください。必要に応じて権限の付け替えや、自社側へのデータ保存を行ってから削除するのが安全です。保存方法については電子帳簿保存法の考え方も関わるため、判断に迷う場合は税理士にご確認ください。
個人のメールアドレスで登録してしまいました。後から変更できますか。
多くの場合、設定画面または管理者の管理画面からメールアドレスを変更でき、新しいアドレス宛の確認メールで本人確認を行う流れになります。変更後はログインに使うアドレスも切り替わるため、社内の共有情報も更新してください。具体的な操作手順は公式のヘルプで最新の内容を確認するのが確実な方法です。