長時間の録音を文字起こしする方法｜時間制限と分割のコツ

なぜ長時間の録音は文字起こしで止まるのか

長時間の録音が途中で止まる原因は、たいてい次の3つのどれかです。1つ目は、1ファイルあたりの再生時間の上限。2つ目は、1ファイルあたりのデータ容量（MB・GB）の上限。3つ目は、アカウント単位で決まっている月あたりの処理時間の上限です。エラーメッセージが出たら、どれに引っかかっているのかをまず切り分けます。

見落としがちなのが2つ目の容量です。録音時間は短くても、高音質設定やステレオ録音だとファイルが大きくなり、時間の上限には収まっているのに容量で弾かれることがあります。逆に、容量は小さいのに再生時間が長すぎて受け付けられない、というケースもあります。

3つ目の「月あたりの処理時間」は、ファイルを分割しても解決しません。分割しても合計時間は変わらないからです。この場合は、翌月まで待つ、上位の条件に切り替える、別の方法を併用する、のいずれかになります。上限の具体的な数値や条件は各社で異なり変更もあるため、利用しているツールの公式サイトで最新の仕様を確認してください。

長時間録音を前にしたら、この順に確認する

まず確認するのは、手元の録音ファイルの「再生時間」と「ファイルサイズ」、そして「拡張子」の3つです。パソコンならファイルを右クリックしてプロパティ（Macなら情報を見る）で分かります。この3つをメモしてから、使うツールの仕様ページと突き合わせます。

次に、ツール側の上限を見ます。順番としては、①1ファイルの時間上限、②1ファイルの容量上限、③月あたりの合計時間、の順です。①②に引っかかるだけなら、変換や分割で対応できます。③に引っかかっているなら、ファイルをいじっても状況は変わらないので、別の手段を検討します。

ここまでで「変換で足りるか」「分割が必要か」が決まります。容量だけが原因なら変換で済むことが多く、再生時間が原因なら分割が必要になります。両方に引っかかっている場合は、変換してから分割する、という順番が手間が少なくて済みます。

ファイルを軽くする：形式変換で解決できる場合

容量だけが問題なら、音声形式の変換で収まることがあります。スマートフォンやICレコーダーの録音は、無圧縮に近い形式（WAVなど）で保存されていることがあり、これを圧縮形式（MP3、M4Aなど）に変換するとファイルサイズが大きく下がります。会議の音声は、音楽ほど高い音質を必要としないため、圧縮しても文字起こしの認識に大きな支障が出にくい傾向があります。

もうひとつ効くのが、ステレオをモノラルにすることです。会議録音では左右の音の違いがほとんど情報を持たないことが多く、モノラルにするだけで容量が下がります。サンプリングレートを下げる方法もありますが、下げすぎると声がこもって認識精度が落ちることがあるので、まずは形式変換とモノラル化から試すのが安全です。

変換に使うソフトは、パソコンの標準機能、無料の音声編集ソフト、オンラインの変換サービスなどがあります。ただし会議の音声には社内情報が含まれることが多いため、ブラウザ上に音声をアップロードするタイプのサービスを使う場合は、そのサービスの利用規約とデータの取り扱い方針を確認してから使ってください。社内ルールで外部アップロードが制限されている場合は、パソコン内で完結するソフトを選ぶ判断になります。

分割のコツ：どこで切ると議事録が崩れないか

分割する必要があると決まったら、目安は1本あたり30〜60分程度です。短くしすぎるとファイル数が増えて管理が面倒になり、長いままだと再びエラーになります。30〜60分は、多くのツールの上限に収まりやすく、あとで結合するときの手間も現実的な範囲です。

切る位置は、時間ではなく「話題の切れ目」で決めるのがコツです。議題が変わるタイミング、休憩の前後、発言者が交代した直後などで切ると、前後の文脈が分断されにくくなります。機械的に30分ちょうどで切ると、文の途中で分断され、その一文が両方のファイルで欠けることがあります。

切れ目が見つからないときは、前後を数秒ずつ重ねて切る（オーバーラップさせる）方法が使えます。ファイル1を0分〜30分10秒、ファイル2を29分50秒〜と重ねておけば、境目の発言が消えるのを防げます。結合するときに重複部分を削れば、自然につながります。

分割には音声編集ソフトを使います。ファイル名は「20260921_定例_01」「同_02」のように連番を入れておくと、結合するときに順番を間違えにくくなります。地味ですが、ファイルが5本、6本と増えたときに効いてきます。

分割した文字起こしを1本の議事録にまとめる手順

文字起こしが終わったら、連番順にテキストを結合します。このとき最優先で見るのが「つなぎ目」です。分割した境目は、前後の文脈がない状態で認識されるため、文が途切れていたり、同じ発言が二重に入っていたりします。ここだけは音声を聞き直して直します。

次に見るのは固有名詞です。社名、人名、商品名、社内の略称は、AIが一般的な言葉に置き換えてしまうことがあります。分割していると、ファイルごとに違う誤変換になることもあるため、検索・置換で一括修正すると早いです。会議前に出席者名と主要な固有名詞をメモしておくと、この作業がぐっと楽になります。

最後に数字と日付です。金額、期日、数量は、聞き間違いがそのまま残ると実務への影響が大きい部分です。「来週の火曜」「月末まで」といった相対表現も、議事録では具体的な日付に直しておくと後から読む人が迷いません。全文を清書しようとすると時間がかかるので、決定事項・宿題・期限の3点だけを冒頭にまとめ、以下に全文を残す形にすると、議事録として使いやすくなります。

そもそも録音の段階でできること・ツールの選び方

長時間録音の苦労は、録音の段階でかなり減らせます。マイクを話者の中心に置く、空調の吹き出し口やプロジェクターのファンから離す、会議の冒頭で出席者に名乗ってもらう。この3つをやっておくと、認識精度も、あとの修正の手間も変わってきます。長い会議なら、議題が変わるタイミングで録音をいったん止めて録り直せば、分割の作業そのものが不要になります。

ツールを選ぶときは、①1ファイルの上限が自社の会議の長さに足りるか、②月あたりの合計時間が毎月の会議量に足りるか、③話者の区別が必要か、④音声データがどこに保存され、学習に使われるかどうか、の順で見ていくと絞り込めます。長い会議が多い会社なら①と②、機密性の高い会議が多いなら④を先に見る、という優先順位の付け方になります。

「無制限」とうたうサービスでも、同時処理数やアップロード容量など別の形で条件が設けられていることがあります。契約前に仕様ページと利用規約を読み、自社の使い方で回るかを確かめてください。料金や上限は変更されることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認するのが確実な進め方です。

議事録として残すときに気をつけたいこと

会議の録音や文字起こしデータには、取引先の情報や社員の個人情報が含まれることがあります。誰がアクセスできるか、いつ削除するかを社内で決めておくと、後々のトラブルを避けやすくなります。外部ツールに音声をアップロードする場合は、取引先との秘密保持契約の内容に触れないかも確認しておきたいところです。

株主総会や取締役会の議事録のように、会社法上の作成・保存が求められる書類は、AIの文字起こしをそのまま議事録として扱えるとは限りません。記載すべき事項や保存の方法が定められているため、形式面は別途確認が必要です。

文字起こしデータを電子で保存する場合の扱いは、書類の種類や保存の目的によって変わります。電子帳簿保存法などの制度は要件の細部が改正されることがあるため、所管官庁の資料を確認したうえで、自社の運用が要件を満たしているかを税理士に、議事録の法的な要件については司法書士または弁護士にご相談ください。判断に迷う場面では、早めに専門家に確認しておくと安心です。

よくある質問