領収書や請求書がないとき税務調査はどうなるか｜紛失時の対応

税務調査で領収書がないと、その経費はどう扱われるのか

税務調査でまず確認されるのは、「その支出が本当にあったか」と「事業のための支出か」です。領収書はその両方を示す代表的な資料ですが、唯一の資料ではありません。領収書がないというだけで一律に否認されるわけではなく、ほかの資料や説明とあわせて総合的に判断されるのが実務の流れです。

逆に言えば、領収書がないうえに通帳にも記録がなく、相手先も内容も説明できない支出は、事業の経費として認められにくくなります。とくに現金での支出は跡が残りにくいため、説明の負担が大きくなります。金額が大きいもの、頻度が高いもの、私的な支出と紛らわしいものほど、詳しく聞かれると考えておくとよいでしょう。

なお、税務上の取扱いは個々の事実関係によって変わります。ここで書いているのは一般的な考え方であり、実際の判断は顧問税理士や所管の税務署にご確認ください。

領収書・請求書を紛失したとき、何をどの順で集めるか

最初にやるのは、取引先への再発行または写しの依頼です。請求書はシステムから再出力できることが多く、領収書も「再発行」または「支払証明書」という形で対応してもらえる場合があります。時間が経つほど頼みにくくなるので、気づいた時点で連絡するのが得策です。

再発行が難しい場合は、支払いの記録を集めます。銀行の通帳や入出金明細、クレジットカードの利用明細、電子マネーやQRコード決済の履歴、ネット通販の購入履歴メール、経費精算アプリに残った画像などです。いつ・いくら・どこに支払ったかが分かる記録が複数あると、説明の説得力が上がります。

それでも残らない少額の現金支出については、出金伝票に日付・金額・支払先・内容・目的を書いて保管する方法があります。あわせて、打ち合わせ相手の名前や場所が分かるカレンダー、名刺、交通系ICの履歴などを添えておくと、単なる自己申告よりは裏づけになります。ただし出金伝票は万能ではないため、常態化させないことが前提です。

帳簿や現金出納帳がない場合に何が起こりうるか

法人には帳簿書類を作成し、一定期間保存することが求められています。会計データも紙の証憑もほとんど残っていない状態だと、税務署側は申告内容を確認する手がかりがありません。この場合に使われることがあるのが、推計課税と呼ばれる方法です。

推計課税は、同業種の水準、仕入や外注費から見た売上規模、従業員数や店舗の広さ、通帳の入金額といった間接的な材料から所得を見積もる考え方です。実際の利益より重く算定される可能性があり、納税者側から「実際はこうだった」と反証するのは容易ではありません。また、帳簿の不備の程度によっては、青色申告の承認が取り消されることがあり、その場合は欠損金の繰越などの取扱いにも影響が及びます。

現金出納帳がない、あるいは帳簿残高と実際の現金が大きく合わない、という状態も指摘されやすい論点です。役員が会社のお金を立て替えたり引き出したりしている小さな会社ほど、現金まわりは丁寧に記録しておきたいところです。制度の細かな要件は国税庁の資料を確認し、判断に迷う点は税理士にご相談ください。

調査の連絡が来てから当日までにやること

税務調査は多くの場合、事前に日程の連絡が入ります。連絡を受けたら、まず対象となる事業年度と税目を確認し、顧問税理士がいれば直ちに共有します。日程は業務の都合を伝えて調整できる余地がありますので、無理のない日を相談してください。

次に、対象年度の総勘定元帳、仕訳帳、決算書と申告書控え、通帳、請求書・領収書のファイル、契約書、給与関係の書類を、年度ごとにまとめて取り出せる状態にします。ここで「この分の領収書がない」と気づいたものはリスト化し、当日までに代替資料をそろえられるか動きます。取り繕うのではなく、足りないものを把握して説明できるようにするのが目的です。

当日は、聞かれたことに事実で答えるのが基本です。分からないことをその場で推測で答えると、後で訂正が必要になり、かえって不信につながります。「確認して後日回答します」と伝えて構いません。書類の預かりを求められた場合も、何をいつまで預けるのかを書面で確認しておくと安心です。

電子データで受け取った請求書・領収書はどう保存するか

メールに添付されたPDFの請求書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書など、電子でやり取りしたものは、電子データのまま一定のルールに沿って保存することが求められる場面があります。紙に印刷して原本を捨ててしまうと、保存の要件を満たさなくなることがあるため注意が必要です。

実務的には、受け取ったPDFを日付・取引先・金額が分かるファイル名にしてクラウドストレージに保存する、あるいは会計ソフトや経費精算サービスの保存機能を使う、という形が一般的です。ルールを人ごとに決めると破綻するので、保存場所と命名方法を社内で一本化しておくと、紛失そのものが起きにくくなります。

電子帳簿保存法やインボイス制度の要件は改正が重ねられており、事業者の規模や状況によって対応が異なります。詳細は国税庁の公表資料を確認し、自社に必要な対応は税理士に相談して決めるのが確実です。

紛失を繰り返さないための仕組みのつくり方

紛失のほとんどは、受け取った直後から保存されるまでの間に起きます。そこで、「受け取ったらその場でスマホで撮る」「レシートは財布ではなく専用の封筒に入れる」といった、置き場所を一つに固定する仕組みが効きます。月末にまとめて探す運用にしていると、どうしても取りこぼしが出ます。

支払い手段を絞るのも有効です。事業の支出はできるだけ法人口座の振込か法人カードに寄せ、現金を使う場面を減らすと、明細という形で記録が自動的に残ります。現金が必要な業種であれば、現金出納帳を毎日締める習慣をつくり、月末に実際の残高と突き合わせておきます。

そのうえで、月次で会計ソフトに入力し、証憑がそろっているかを確認する時間を決めておきます。月に一度でも見直しをしていれば、紛失に気づいた時点で取引先に再発行を頼めます。一年分をまとめて処理する運用が、結果としていちばん書類を失いやすい進め方です。

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