労働条件通知書の書き方と様式｜厚生労働省テンプレートと記入例

労働条件通知書とは？雇用契約書との違いと、厚生労働省の様式はどこにあるか

労働条件通知書は、労働者を雇い入れるときに、賃金や労働時間などの労働条件を明示するために交付する書面です。労働基準法では、一定の事項について書面（本人が希望した場合は電子メール等でも可とされています）で明示することが求められており、正社員だけでなくパート・アルバイト・契約社員・日雇いなど、雇用形態を問わず対象になります。

よく似た書類に「雇用契約書」があります。労働条件通知書は会社から労働者への一方向の「通知」、雇用契約書は双方が署名・記名押印して合意を示す「契約書」という違いがあります。実務では、両方の性格をあわせた「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚で作り、双方が署名する形をとる会社が多くみられます。トラブル防止という観点では、本人の署名が残る形のほうが安心という考え方もあります。

様式は、厚生労働省のウェブサイトや各都道府県労働局のページで「モデル労働条件通知書」として公開されています。一般労働者用（常用・有期雇用型）のほか、短時間労働者用、建設労働者用、派遣労働者用など、働き方に応じた複数の様式があり、WordやExcel形式でダウンロードできます。無料テンプレートを探す前に、まずこの公的な様式を見てみてください。

厚生労働省テンプレートの選び方：正社員・パート・有期契約でどれを使うか

迷ったら、次の順で見ていくと決めやすくなります。①契約期間の定めがあるか（有期か無期か）、②所定労働時間が同じ職場の通常の労働者より短いか、③建設業・派遣など業種特有の様式があるか。この3点で使う様式がほぼ絞れます。

期間の定めのないフルタイム（いわゆる正社員）なら、一般労働者用の「常用、有期雇用型」の様式で足ります。契約期間の欄に「期間の定めなし」と書くだけで、有期用の欄は使いません。一方、パート・アルバイトのように所定労働時間が短い人を雇う場合は、短時間労働者用の様式を使うと、昇給・退職手当・賞与の有無や相談窓口といった、パートタイム・有期雇用労働法で求められる明示事項の欄があらかじめ用意されているため、抜け漏れが起きにくくなります。

「簡易版が欲しい」という声もよく聞きます。項目を削った簡易版を自作すると、明示が必要な事項が落ちる可能性があります。まずは公的な様式のまま使い、自社に関係のない欄は「該当なし」と書いて残しておくほうが、あとから確認するときにも分かりやすくなります。なお、様式は改定されることがあるため、使う前に公開元で最新版かどうかを確認してください。

項目ごとの書き方と記入例の考え方

契約期間は、「期間の定めなし」か「期間の定めあり（◯年◯月◯日〜◯年◯月◯日）」のいずれかを書きます。有期の場合は、更新の有無（「更新する場合があり得る」「更新しない」など）と、更新を判断する基準（契約期間満了時の業務量、勤務成績・態度、能力、会社の経営状況、従事している業務の進捗状況など）を具体的に書きます。あわせて、更新回数や通算契約期間の上限を設けているならその内容も記載します。

就業の場所と従事すべき業務は、雇入れ直後の内容に加えて、「変更の範囲」を書く欄があります。たとえば就業場所なら「（雇入れ直後）本社　（変更の範囲）会社が定める事業所」、業務なら「（雇入れ直後）経理事務　（変更の範囲）会社が定める業務」といった書き方が考えられます。実態より広く書きすぎるのも、狭く書いて配置転換ができなくなるのも避けたいところなので、自社の運用に合わせて表現を決めてください。

労働時間は、始業・終業時刻、休憩時間、所定時間外労働の有無、休日、休暇を書きます。シフト制や変形労働時間制をとる場合は、その旨と勤務パターン、シフトの通知方法などを記載します。賃金は、基本給、諸手当、割増賃金率、締切日と支払日、支払方法（口座振込など）、控除、昇給・賞与・退職金の有無を書きます。金額は「月給◯円」のように実際に支払う額を、自社で決めた内容で記入してください。

退職に関する事項は、定年の有無と年齢、自己都合退職の手続（退職する◯日前までに届け出る、など）、解雇の事由を書きます。細かい内容は就業規則に定めているはずなので、「詳細は就業規則第◯条による」と参照先を示す書き方もよく使われます。ただし、就業規則を参照させる場合は、本人がいつでも見られる状態にしておくことが前提です。

空欄は残していい？よくある記入ミスと見直しのポイント

空欄のまま渡すのは避けたいところです。書き忘れなのか、該当がないのかが読む側に伝わらず、後日「聞いていない」という食い違いの原因になります。該当がない欄は「無」「該当なし」「定めなし」と明記し、判断が固まっていない欄は、決めてから交付するのが基本です。

ありがちなのは、テンプレートの例文をそのまま残してしまうケースです。モデル様式には「◯◯の場合は〜」といった選択肢や注記が入っていることがあるので、自社に当てはまらない選択肢は削除するか、該当するものに丸を付けるなどして、どれが自社の条件なのかが一目で分かる状態にしてください。

もうひとつは、就業規則や賃金規程と内容がずれているケースです。通知書に書いた条件が就業規則の基準を下回る場合、その部分は就業規則の基準による扱いとなることがあります。作成後は、就業規則・賃金規程・求人票の3つと突き合わせて、労働時間・休日・賃金の記載が食い違っていないかを確認しましょう。判断に迷う場合は社会保険労務士に相談してください。

いつ・どう渡す？交付のタイミングと保管・電子化の進め方

交付のタイミングは「雇い入れのとき」です。実務上は、入社日当日ではなく、内定後から入社日までの間に渡し、入社日に署名をもらう流れが多くとられています。本人が内容を読んで質問できる余裕をつくるという意味でも、早めの交付が望ましいでしょう。用意するものは、記入済みの労働条件通知書（または労働条件通知書兼雇用契約書）を2部、署名用の筆記具、就業規則を閲覧できる環境です。

電子交付は、労働者が希望した場合に、メールやSNSのメッセージ機能など、出力して書面を作成できる方法で行うことが認められています。希望を確認せずに一方的にPDFだけ送る運用にならないよう、入社手続きの案内の中で「書面か電子か」を選んでもらう欄を設けておくと整理しやすくなります。

保管については、労働関係に関する重要書類として一定期間の保存が求められます。紙で保管するか、クラウドの労務管理サービスでまとめるかは会社の規模しだいですが、人が増えるほど探す手間が効いてきます。労務管理サービスを比較するときは、労働条件通知書の様式が最新の明示事項に対応しているか、電子交付と保管に対応しているか、入退社手続きと連動するかを確認し、料金は各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。

契約の更新時や労働条件を変更したときにも、あらためて条件を明示する場面があります。更新のたびに前回のファイルを複製して日付だけ変える運用だと、変更の範囲や更新上限の記載が古いままになりがちです。年に一度は様式そのものを見直す時期を決めておくと安心です。制度の細かい要件や自社の運用が求められる水準を満たしているかについては、所管官庁の資料を確認したうえで、社会保険労務士に相談することをおすすめします。

よくある質問