雇用保険の加入手続き｜被保険者証・番号がないときの対応と提出先
はじめて従業員を雇うとき、入社手続きのなかでつまずきやすいのが雇用保険です。「本人が被保険者証を持っていない」「前職の番号が分からない」という場面は珍しくありませんが、番号が不明でも手続きを止めずに進める道はあります。この記事では、加入の対象になるかの判断から、提出先と期限、番号が分からないときの調べ方までを、入社日から逆算する順番で整理します。
この記事の結論
- 雇用保険の加入手続きは、加入対象者を雇った月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」を提出するのが基本の流れです。
- 雇用保険被保険者証や被保険者番号が分からないときでも、前職の会社名・所在地・在籍期間などを届出に記載して提出することで、ハローワーク側で過去の記録と照合してもらえる場合があります。
- 雇用保険はハローワーク、健康保険・厚生年金は年金事務所と提出先が分かれ、期限も異なるため、入社手続きは提出先ごとにチェックリストを分けて管理すると漏れにくくなります。
そもそも、その従業員は雇用保険の加入対象か
雇用保険は、条件に当てはまる従業員を雇ったときに、会社側が加入手続きをする制度です。一般的には「1週間の所定労働時間が20時間以上」「31日以上の雇用が見込まれること」の両方を満たす人が対象とされています。正社員だけでなく、パート・アルバイトでもこの条件に当てはまれば対象になり得ます。
迷いやすいのは、週の所定労働時間がちょうど20時間前後の人や、契約期間が短い人です。契約書上の所定労働時間で判断するのが基本ですが、実態が契約と大きく違う場合は取り扱いが変わることがあります。判断に迷うケースは、届出前に管轄のハローワークか社会保険労務士に確認しておくと、あとからの訂正を減らせます。
なお、会社の代表者（社長）本人は、原則として雇用保険の被保険者にはなりません。ひとり社長の会社が初めて従業員を雇ったときは、まず会社として雇用保険の適用事業所になる手続きが必要になる点も押さえておきましょう。
入社時に会社がやること：提出先・期限・必要書類
流れは「①入社前に本人から書類を集める → ②入社日以降に届出を作成 → ③ハローワークへ提出」の3ステップです。提出先は、会社の事業所を管轄するハローワーク。提出するのは「雇用保険被保険者資格取得届」で、加入対象者を雇い入れた月の翌月10日までが期限とされています。社会保険（健康保険・厚生年金）の届出は年金事務所へ、入社から5日以内が目安なので、期限が早いほうから着手するのがおすすめの順番です。
本人から集めるものは、雇用保険被保険者証（前職がある場合）、マイナンバー、基礎年金番号が分かるもの、扶養に関する情報、給与振込口座など。内定通知や入社案内と一緒に「入社日までに用意してほしいもの」として一覧で渡しておくと、初日に慌てずに済みます。雇用契約書や労働条件通知書は、所定労働時間を確認する根拠にもなるので、先に作成しておきましょう。
はじめて従業員を雇う会社の場合は、資格取得届の前に「雇用保険適用事業所設置届」の提出が必要になります。労働保険の保険関係成立届（労働基準監督署）とセットで進めることになるため、初回だけは手順が多めです。何から出すべきか分からなければ、管轄のハローワークに「初めて従業員を雇う」と伝えて順番を聞くのが早道です。
雇用保険被保険者証がない・番号が分からないときの進め方
被保険者証は、前職で雇用保険に加入していた人に交付される書類です。ただ、本人が保管していない、退職時に受け取った記憶がない、というケースはよくあります。まずは本人に、前職から受け取った書類一式（離職票、源泉徴収票など）のなかに紛れていないかを確認してもらいましょう。離職票に被保険者番号が記載されていることがあり、そこから拾える場合があります。
それでも見つからないときは、次の順で当たります。1つめは、本人から前職の会社に問い合わせてもらう方法。2つめは、本人がハローワークで再交付を申請する方法で、本人確認書類を持参して手続きします。3つめは、番号が分からないまま資格取得届を提出する方法で、届出に前職の会社名・所在地・在籍期間などを記載しておくと、ハローワーク側で過去の記録と照合してもらえる場合があります。
注意したいのは、番号が分からないからといって手続きを先延ばしにしないことです。期限を過ぎると、さかのぼっての届出や理由の説明を求められることがあります。番号が空欄のままでよいか、どこまで前職情報を書けばよいかは、提出前に管轄ハローワークへ電話で確認しておくと二度手間になりにくいです。
離職票・退職時の書類はどこまで必要か
離職票は、退職した人が失業給付を受けるために前職の会社がハローワーク経由で交付する書類です。新しい会社にすぐ入社する場合、離職票そのものは入社手続きに欠かせない書類というわけではありません。ただし被保険者番号の確認材料として役立つため、手元にあるなら持参してもらうと確認がスムーズです。
一方で、前職を離れてから期間が空いている人、失業給付を受けていた人は、離職票や受給資格者証を持っていることがあります。これらの書類にも被保険者番号が記載されているので、被保険者証がなくても番号を確認できる可能性があります。本人には「前職に関係する書類は、どれでもいいので持ってきてください」と伝えておくと集まりやすくなります。
入社と同時期に前職の退職処理が進行している場合、前職側の資格喪失手続きがまだ済んでいないこともあります。この場合でも、自社の資格取得届は期限どおりに提出し、必要に応じてハローワークの案内に従って対応する形が一般的です。前職の処理待ちで自社の届出を止めると、期限に間に合わなくなるおそれがあります。
社会保険・労働保険とあわせた入社手続きの段取り
入社手続きは、提出先ごとに分けて考えると混乱しません。健康保険・厚生年金は年金事務所（または健康保険組合）へ、雇用保険はハローワークへ、労災保険に関する年度更新などは労働基準監督署・労働局へ、という区分です。期限は社会保険のほうが短めなので、入社日が決まった時点で「年金事務所→ハローワーク」の順に着手するのが現実的です。
あわせて、社内側の準備も必要です。労働条件通知書の交付、扶養控除等申告書の回収、給与計算ソフトへの従業員登録、住民税の取り扱い（普通徴収のままにするか特別徴収に切り替えるか）などがこれにあたります。入社1人目のときにチェックリストを作っておくと、2人目以降の手続きがぐっと楽になります。
雇用保険の加入や保険料の扱いは、給与計算にも直結します。控除の開始時期や対象範囲の判断に迷う場合は、社会保険労務士や顧問の税理士に確認しておくと、後からの修正を減らせます。制度の要件や様式は変更されることがあるため、最新の内容はハローワーク・厚生労働省の公式資料でご確認ください。
よくある質問
雇用保険の加入手続きはいつまでにハローワークへ提出すればよいですか。
一般的には、加入対象者を雇い入れた月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出するとされています。提出先は会社の事業所を管轄するハローワークです。期限や様式は変更されることがあるため、最新の案内をハローワークの公式情報でご確認ください。
従業員が雇用保険被保険者証を紛失している場合、どうすればよいですか。
まず前職から受け取った離職票などに番号の記載がないかを確認してもらい、見つからなければ本人がハローワークで再交付を申請する方法があります。番号が分からないままでも、前職の会社名や在籍期間を届出に記載して提出し、記録を照合してもらえる場合があります。再交付を待って期限を過ぎないよう、先にハローワークへ相談しておくと安心です。
新卒など、前職がなく雇用保険番号を持っていない人はどうなりますか。
はじめて雇用保険に加入する人は被保険者番号を持っていないため、資格取得届の提出によって新たに番号が付与される流れになります。この場合は被保険者証の準備は不要で、本人からはマイナンバーなど基本情報を集めれば進められます。
パートやアルバイトも雇用保険の加入手続きが必要ですか。
週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがあるなどの条件に当てはまる場合は、雇用形態にかかわらず対象になり得ます。所定労働時間が境目にある人や契約期間が短い人は判断が分かれやすいため、届出前にハローワークや社会保険労務士に確認することをおすすめします。