従業員を採用したときの社会保険の手続き｜必要書類と期限

採用したら出す書類は3系統｜社会保険・雇用保険・労災

従業員を採用したときの手続きは、大きく3つの系統に分かれます。1つ目が健康保険と厚生年金保険（いわゆる社会保険）で、提出先は年金事務所、健康保険組合に加入している会社は組合にも提出します。2つ目が雇用保険で、提出先はハローワークです。3つ目が労災保険で、こちらは労働基準監督署が窓口になります。

混乱しやすいのは、労災保険には「一人ひとりの加入手続き」がない点です。労災保険は事業単位で成立させるもので、従業員ごとの届出は行いません。初めて人を雇ったときに保険関係成立届などを出して事業所として手続きをしておけば、その後に採用した人は自動的に対象になります。

つまり、二人目以降の採用で毎回発生するのは「社会保険の資格取得届」と「雇用保険の資格取得届」の2つが中心です。まずこの2つの期限を押さえ、扶養家族がいる場合に書類が1枚増える、という形で覚えると整理しやすくなります。

社会保険の加入手続きはいつまで？期限と提出先

健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届は、入社日（資格取得日）から5日以内に提出するのが原則です。5日という期間は暦日で数えるため、月曜入社なら週内には出す、という感覚で動くと間に合います。提出先は管轄の年金事務所で、事務センター宛に郵送する方法や、電子申請（e-Gov）を使う方法もあります。

雇用保険の被保険者資格取得届は、資格取得日の属する月の翌月10日までにハローワークへ提出します。社会保険より期限に余裕がありますが、別々に管理すると忘れやすいので、入社手続きのときに同時に作成してしまうのが現実的です。

期限を過ぎてしまった場合でも、手続き自体はできなくなるわけではありません。ただし遅れた理由の説明や追加書類を求められることがあり、保険証の交付も遅れます。気づいた時点で早めに管轄窓口へ連絡し、指示を受けて提出してください。

必要書類と、入社前に本人からもらっておく情報

会社が作成して提出する書類は、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届と、雇用保険被保険者資格取得届が基本です。扶養する家族がいる場合は、健康保険被扶養者（異動）届を併せて提出します。配偶者が扶養に入る場合は、国民年金第3号被保険者に関する届出も同じ様式でまとめて行う形になっています。

そのために本人から集めておきたいのは、次の情報です。氏名・生年月日・住所、マイナンバーまたは基礎年金番号、雇用保険被保険者番号（前職がある人は雇用保険被保険者証に記載）、扶養家族がいる場合は家族の氏名・生年月日・続柄・年間収入の見込み、そして給与振込先です。内定通知と一緒に「入社時に提出してほしいもの」として一覧で渡しておくと、入社当日に慌てずに済みます。

扶養の認定では、家族の収入状況を確認する書類や、同居・別居の状況が分かる資料を求められることがあります。求められる書類は加入先（協会けんぽか健康保険組合か）によって異なるため、提出前に加入先の案内を確認してください。

中途入社・アルバイト・役員｜加入するかどうかの判断順

まず正社員として採用する場合は、社会保険も雇用保険も加入対象になるのが通常です。迷うのは、パート・アルバイトや、短期間の採用、役員だけの会社に人を入れるケースです。判断は「①労働時間・日数がフルタイムに近いか」「②週20時間以上働くか」「③雇用見込みの期間はどれくらいか」の順に見ていくと整理できます。

社会保険（健康保険・厚生年金）は、1週間の所定労働時間と1か月の所定労働日数が、同じ事業所の通常の労働者のおおむね4分の3以上であれば加入対象になるのが基本的な考え方です。これに満たない短時間労働者についても、企業規模や労働時間、賃金、学生かどうかといった条件に応じて加入対象となる仕組みがあり、対象範囲は段階的に広がってきました。自社が該当するかは、日本年金機構の資料や年金事務所で確認してください。

雇用保険は、週の所定労働時間と継続して雇用される見込みが判断の軸になります。一般には週20時間以上で31日以上の雇用見込みがあることが目安とされています。中途入社の方は前職の雇用保険被保険者番号を引き継ぐため、雇用保険被保険者証を持参してもらうとスムーズです。判断に迷うケースは、ハローワークや社会保険労務士に確認したうえで処理するのが安全です。

提出後の流れ｜保険証、給与からの控除、初回の納付

資格取得届を提出すると、健康保険の資格確認に関する通知や、厚生年金の記録に関する書類が返ってきます。現在は健康保険証の新規発行が終了し、マイナンバーカードの健康保険証利用が基本となる運用に移行しています。カードを保険証として使えない場合の取り扱いを含め、最新の案内は加入先（協会けんぽ・健康保険組合）の公式情報で確認してください。

保険料は、資格取得月から発生します。給与からの控除は、一般に前月分の保険料を当月の給与から差し引く形が取られることが多く、入社初月の給与で控除するかどうかは会社の給与締め支払いサイクルによって変わります。ここを誤ると本人への説明が難しくなるので、最初の一人を採用したタイミングで自社のルールを文書にしておくと後が楽です。

あわせて、入社時には給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を本人に記入してもらい、源泉徴収の計算に備えます。前職がある年の途中入社であれば、前職の源泉徴収票を提出してもらい、年末調整でまとめて精算する流れになります。

初めての採用でつまずかないための準備リスト

採用が決まったら、次の順で動くと漏れが減ります。①内定時に提出物の一覧を渡す、②入社日に本人確認と番号類を回収する、③入社日から5日以内に社会保険の資格取得届を提出、④翌月10日までに雇用保険の資格取得届を提出、⑤初回給与の控除額を確認して本人に説明する。この5ステップをチェックリストにしておけば、二人目以降は同じ流れで回せます。

会社として初めて人を雇う場合は、これに加えて労働保険の保険関係成立届や、雇用保険の適用事業所設置届といった「事業所側の手続き」が先に必要になります。また、労働条件通知書の交付や法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の整備も、採用と同時に始まる実務です。

手続き自体は電子申請でも行えますが、初回は様式の書き方や添付書類の要否で迷いやすい部分です。加入区分の判断や、複数事業所勤務・役員の取り扱いなど個別性の高い論点もあるため、判断に迷うときは社会保険労務士に相談し、自社の運用ルールを一度整えておくことをおすすめします。給与からの控除や源泉徴収の処理については、顧問の税理士にも確認しておくと安心です。

よくある質問