インボイス登録番号の申請手順｜法人の登録方法と番号の確認

インボイス制度のやり方は？まず「登録するかどうか」を決める

インボイス（適格請求書）とは、消費税の仕入税額控除に使える、決められた事項が書かれた請求書や領収書のことです。これを発行できるのは、税務署の登録を受けた「適格請求書発行事業者」だけで、登録すると番号が交付されます。つまり手順としては、①登録するかを決める → ②申請書を出す → ③番号の通知を受ける → ④請求書の様式を直す、の4ステップです。

最初の「登録するか」は、取引先の顔ぶれで判断するのが分かりやすいです。売上の相手が課税事業者の法人中心なら、相手方が仕入税額控除を受けられるかどうかに関わるため、登録を求められることが多くなります。逆に、売上の相手が一般消費者や免税事業者中心であれば、登録の必要性は相対的に低くなります。

注意したいのは、登録すると消費税の課税事業者として申告義務が生じる点です。設立直後で消費税の納税義務が免除される期間にある会社が登録すると、その期間中も申告が必要になる場合があります。損得は事業の規模や仕入構成で変わるため、迷ったら登録前に税理士に確認しておくと安心です。

法人の登録申請はどこに出す？e-Taxと郵送の選び方

申請方法は大きく2つです。ひとつはe-Taxでの電子申請、もうひとつは「適格請求書発行事業者の登録申請書」を紙で作成し、各国税局のインボイス登録センターへ郵送する方法です。どちらでも登録の効力に違いはありませんが、処理にかかる期間は電子申請のほうが短い傾向があると案内されています。

選び方はシンプルです。すでに法人用の電子証明書（商業登記電子証明書やマイナンバーカードなど）を用意していて、e-Taxの利用者識別番号を取得済み、あるいはこれから電子申告も使う予定なら、e-Tax（e-Taxソフト、またはWeb版）を選びます。一方、電子証明書をまだ用意しておらず、急ぎでもないなら、紙の申請書を郵送するほうが手間は少ないでしょう。

紙で出す場合、宛先は会社の納税地を管轄する国税局ごとに設けられたインボイス登録センターで、所轄税務署の窓口に直接持ち込む形ではない点に注意が必要です。最新の宛先や様式は国税庁のサイトに掲載されているので、投函前に確認してください。書き方で迷う項目があるときは、国税庁のインボイスコールセンターや税理士に相談するのが早道です。

申請書には何を書く？用意するものと記入のポイント

法人の場合に用意するのは、会社の基本情報が確認できるものだけで足りることが多いです。具体的には、商号、本店所在地、納税地、法人番号、代表者の氏名、設立年月日、事業内容などで、登記事項証明書を手元に置いて転記するとミスが減ります。法人番号は国税庁の法人番号公表サイトで検索でき、設立登記後しばらくすると掲載されます。

記入で迷いやすいのが、「登録希望日」や「免税事業者に該当するかどうか」の欄です。設立したばかりで消費税の納税義務が免除される期間にある会社は、免税事業者として申請する形になり、その場合は登録の効力が生じる日について確認欄が設けられています。ここは会社の課税期間の区切りと関係するので、決算月とあわせて考えると整理しやすくなります。

e-Taxで申請する場合は、画面の質問に答えていく形式が用意されており、紙の様式を一から読むより迷いにくい作りになっています。いずれの方法でも、提出した申請書の控えは必ず手元に保存しておきましょう。後日、番号の通知が届かないときの問い合わせや、取引先への説明で役立ちます。

インボイス制度の事業者登録番号はどう確認する？

法人の登録番号は「T」＋13桁の法人番号という形です。つまり、会社の法人番号が分かっていれば、登録後に付く番号の並びじたいは事前に見当がつきます。ただし、番号が分かることと登録が済んでいることは別なので、実際に登録が完了したかどうかは通知と公表サイトで確認します。

申請が処理されると、e-Taxで申請した場合は電子通知、紙で申請した場合は書面で登録通知書が届きます。あわせて、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、登録番号を入力すると登録の有無や氏名・名称などが表示されます。自社の登録が反映されているかは、このサイトで確かめるのが確実です。

取引先から受け取った請求書の番号を確認したいときも、同じ公表サイトを使います。番号が見つからない、名称が請求書と一致しないといったケースでは、単純な転記ミスのこともあるため、まず先方に問い合わせるのが穏当です。受け取るインボイスの確認をどこまで行うかは経理の負担にも関わるので、社内でルールを決めておくとよいでしょう。

合同会社やマイナンバーの扱いはどうなる？

合同会社でも、株式会社と手順は同じです。法人であれば会社形態で申請書の様式や提出先が変わることはなく、登録番号も「T」＋法人番号の形になります。代表社員の氏名を代表者欄に記載する、といった記入上の違いがある程度だと考えておけば十分です。

マイナンバー（個人番号）については、法人の申請でマイナンバーを記載する欄はありません。法人を特定するのは法人番号だからです。マイナンバーカードが登場するのは、e-Taxの利用にあたって代表者個人のカードを電子証明書として使う場合などで、申請書の記載事項としてではありません。

なお、法人番号は誰でも検索できる公表情報である一方、マイナンバーは取扱いに制限がある情報です。両者を混同して社内書類に書き写してしまわないよう、経理の担当を任せる際にも一言伝えておくと事故が防げます。個人事業から法人成りした方は、個人時代の登録番号と法人の番号は別物である点にも注意してください。

インボイス制度のスケジュールと、登録後にやること

申請から番号の通知までには一定の期間がかかります。時期によって処理状況は変わるため、国税庁が公表している登録通知までの目安を確認したうえで、取引開始や請求のタイミングから逆算して早めに出すのが安全です。新設法人で設立当初から登録したい場合は、課税期間の初日にさかのぼる取扱いが設けられているため、申請の時期について事前に確認しておきましょう。

番号が届いたら、請求書・領収書の様式を見直します。適格請求書には、発行者の名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、税率ごとの消費税額、交付を受ける相手の名称といった事項が求められます。会計・請求ソフトを使っている場合は、登録番号を設定画面に登録すれば自動で印字される作りになっていることが多いので、初回発行分で表示を目視確認してください。

あわせて、受け取り側の実務も整えます。仕入税額控除のために保存する書類の要件や、電子でやりとりした請求書の保存方法は電子帳簿保存法とも関わるため、保存場所とファイル名のルールを最初に決めておくと後が楽です。要件の細部は改正されることがあるので、国税庁の最新資料を確認し、自社の処理が適切かどうか迷う点は税理士に相談することをおすすめします。

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