本店移転登記の手続き｜住所変更の必要書類と費用、管轄が変わる場合

本店移転登記とは？いつまでに申請するのか

会社の本店所在地は登記事項です。実際にオフィスを移したのに登記簿の住所が古いままだと、登記簿と実態がずれた状態が続きます。そのため、移転の決定（効力発生）から原則として2週間以内に、変更の登記を申請することになっています。

期限を過ぎてしまった場合でも、登記の申請自体はできます。ただし、登記を怠ったこと自体が過料の対象として扱われることがあるため、気づいた時点で早めに申請するのが安全です。判断に迷うときは司法書士に相談してください。

なお、登記が終わっても手続きは終わりません。税務署や年金事務所などへの住所変更の届出が続きます。登記は「入口」だと考えて、全体のスケジュールを引いておくとスムーズです。

設立にかかる法定費用

どちらの形態でもかかる、国が定めた費用です。設立代行サービスの手数料は、これとは別にかかります。

まず確認する2つの分岐：定款の記載と、法務局の管轄

本店移転で最初に見るべきは、自社の定款にある本店所在地の書き方です。多くの会社は「当会社は、本店を東京都〇〇区に置く」のように市区町村までしか書いていません。この場合、同じ市区町村内での移転なら定款を変える必要はなく、取締役の決定（取締役会設置会社なら取締役会決議）で移転先の具体的な住所と移転日を決めれば足りることが一般的です。

一方、定款に番地まで書いてある場合や、定款に書いた市区町村の外へ移る場合は、定款変更が必要になり、株主総会の特別決議を経ることになります。ひとり株主の会社でも、株主総会議事録は作成して残しておきます。

次に見るのが法務局の管轄です。同じ市区町村内でも管轄が分かれている地域があり、逆に隣の市でも同じ管轄ということもあります。移転先の住所を管轄する法務局は、法務局のサイトの管轄案内で必ず調べてから、申請の形を決めてください。

必要書類と申請書の書き方（契印・割印はどこに必要か）

用意するのは、本店移転登記申請書、移転を決めた機関の議事録（株主総会議事録、取締役会議事録、または取締役の決定書）、そして会社の登記所届出印です。定款変更をした場合は株主総会議事録が、取締役会非設置会社で取締役が複数いる場合は取締役の過半数の一致を証する書面が必要になります。代理人に頼む場合は委任状も加わります。

申請書が複数枚にわたるときは、ページのつなぎ目に会社の届出印で契印（ページ間にまたがる押印）をします。議事録など添付書類が複数枚の場合も同様に契印します。「割印」という言葉は、正本と副本のように別の書面どうしにまたがって押す場合に使われますが、実務では申請書の綴じ目に押す契印を割印と呼ぶこともあります。押し忘れは補正の原因になりやすいので、綴じ終わったら最後に通しで確認してください。

添付書類の原本を手元に残したいときは、コピーに「原本と相違ありません」と記載して記名押印し、原本還付を求める方法があります。議事録は会社の保存義務がありますから、原本還付を使うことが多い書類です。

管轄が変わらない場合の手順

同一管轄内の移転は、もっともシンプルなパターンです。まず、取締役の決定または取締役会決議で「移転先の住所」と「移転日」を決め、議事録（決定書）を作ります。定款の記載を超える移転であれば、先に株主総会で定款変更を決議します。

次に、移転日が到来したら、本店移転登記申請書を作成し、議事録などを添えて管轄法務局に提出します。窓口持参、郵送、オンライン申請のいずれでも受け付けられていますが、オンラインの場合は電子署名などの準備が必要です。はじめてなら、法務局の申請書様式をダウンロードして記載例どおりに作るのが確実です。

登録免許税は収入印紙などで納めます。金額は資本金や登記の種類によって定められているため、法務局の公式サイトで現在の額を確認してください。申請から完了までは数日から1週間程度みておくと安心ですが、混雑状況によって変わります。

管轄が変わる場合は何がちがうのか

管轄外への移転では、旧本店所在地を管轄する法務局と、新本店所在地を管轄する法務局の両方に登記が必要になります。新しい管轄の登記記録を新たに起こすことになるため、登録免許税も旧・新の2件分がかかります。費用が単純に増える点は、移転先を検討する段階で頭に入れておくとよいところです。

申請の出し方については、以前は旧本店の法務局を経由して2通をまとめて出す取り扱いがありましたが、運用が変更されています。現在の提出方法は法務局の案内で最新の情報を確認するか、司法書士に確認してください。ここを勘違いすると書類が戻ってきてしまいます。

また、管轄が変わると印鑑の届出をあらためて行う必要が生じます。印鑑カードも新しい管轄で取り直すことになるため、移転直後に印鑑証明書が必要な予定（契約、許認可、口座手続きなど）がある場合は、余裕を持ったスケジュールにしてください。

費用の考え方と、司法書士に頼むかの判断

費用は大きく、登録免許税と、専門家に依頼する場合の報酬、それに登記事項証明書の取得費用や郵送費といった実費に分かれます。登録免許税は法令で定められており、管轄が変わる場合は2件分になります。具体的な金額は法務局の公式サイトで、司法書士報酬は依頼先の見積もりで確認してください。

自分でやるか依頼するかは、次の順で考えると決めやすくなります。①同一管轄内で定款変更も不要なら、法務局の記載例を見ながら自分で申請する選択肢が現実的です。②定款変更を伴う、または管轄が変わる場合は、書類の組み立てが増えるので依頼を検討します。③移転と同時に役員変更や商号変更など他の登記もまとめて行う、許認可の関係で期限が厳しい、といった事情があるなら、司法書士に任せたほうが結果的に早く済むことが多いです。

なお、本店移転にあわせて賃貸借契約や許認可の住所要件が関係することもあります。建設業や宅建業、古物商など、許認可を持っている会社は、登記とは別に所管の窓口への変更届が必要になる場合があります。

登記のあとに必要な住所変更の届出

登記が完了したら、新しい登記事項証明書を取得して、各所に住所変更を届け出ます。代表的なのは、税務署（異動届出書）、都道府県税事務所・市区町村（法人住民税・事業税の異動届）、年金事務所（健康保険・厚生年金の適用事業所の所在地変更）、労働基準監督署とハローワーク（労働保険・雇用保険の事業所所在地変更）です。従業員がいない会社でも、社会保険に加入していれば年金事務所への届出が必要です。

あわせて、銀行口座、クレジットカード、取引先への通知、請求書や契約書のひな形、ウェブサイトの特定商取引法に基づく表記、名刺、会計ソフトの登録情報も更新します。インボイス制度に関係する登録事業者は、登録情報に住所が含まれるため、必要な手続きがないか国税庁の案内で確認してください。

届出には期限が決まっているものがあります。とくに社会保険・労働保険は日数が短めに設定されているので、登記完了を待つあいだに書類を先に作っておくと間に合わせやすくなります。管轄の労働基準監督署やハローワーク自体が変わるケースもあるため、移転先の管轄も確認しておきましょう。

専門家への相談について

本店移転は、定款の書きぶり、決議の機関、管轄の有無、他の登記との同時申請といった要素が絡み、会社ごとに正解が変わります。登記の書類作成や申請の代理は司法書士の専門分野ですので、管轄が変わる移転や定款変更を伴う移転は、早い段階で司法書士に相談すると安心です。

移転にともなう賃料・原状回復費用の会計処理や、事業年度をまたぐ場合の取り扱いについては税理士に、社会保険・労働保険の所在地変更や従業員の通勤手当の見直しについては社会保険労務士に確認してください。制度の詳細な要件は、法務局・国税庁・厚生労働省など所管官庁の最新資料もあわせてご確認ください。

よくある質問