AI議事録の情報漏洩リスクと対策｜機密情報を扱うときの社内ルール

AI議事録に機密情報を入れてよいか、まず何を見るか

判断の出発点は、サービスの性能ではなく「入れたデータがどう扱われるか」です。確認の順番は、①入力内容がAIモデルの学習（改善）に使われるか、②データはどこに保存され、誰がアクセスできるか、③保存期間と削除方法はどうなっているか、の3つ。この順で公式サイトの利用規約・プライバシーポリシー・セキュリティ説明ページを読むと、短時間で判断できます。

①でつまずくケースが多いので、ここは丁寧に見てください。サービスによっては、法人向けの設定で学習利用をオフにできる、あるいは既定で学習に使わないと明記していることがあります。一方、個人向けの無料枠では扱いが異なる場合もあるため、「同じサービス名だから同じ扱い」と考えないことが大切です。

②と③は、情報漏洩が起きたときの影響範囲に直結します。データの保存先の国、暗号化の有無、社内の誰が議事録を閲覧できるか、退職者のアカウントをどう止めるか。ここまで見ておくと、後から「誰でも見られる状態だった」という事故を防ぎやすくなります。

AI議事録で起きやすい情報漏洩のパターン

外部サービスからの流出だけが漏洩ではありません。実務でよく聞くのは、もっと手前の運用ミスです。たとえば、議事録の共有リンクを「リンクを知っている全員が閲覧可」に設定したまま社外に転送してしまう、要約をそのままチャットに貼り付けて別のチャンネルに流れる、といったパターンです。

次に多いのが、会議に参加していない人の情報が残ってしまうケース。人事評価や採用の会議、体調・家庭事情に触れた雑談などが文字起こしに丸ごと残り、検索できる状態で社内に置かれることがあります。個人情報を含む記録は、保管期間と閲覧範囲を決めておく必要があります。

もう一つは、退職・異動時の後始末です。個人アカウントで契約したAI議事録に会社の会議データが残り、退職後もその人しかアクセスできない、という状態は避けたいところ。法人アカウントで契約し、管理者が権限を管理できる形にしておくと整理しやすくなります。

会議の種類ごとに「AIを使う／使わない」を先に決める

すべての会議を同じ基準で扱おうとすると、毎回迷って結局ルールが形骸化します。おすすめの整理は3分類です。A：社内の定例や進捗共有など、外に出ても影響が限定的なもの。B：取引先の非公開情報、未発表の製品・価格、契約交渉が含まれるもの。C：人事評価、労務トラブル、健康情報、採用の合否など個人情報の要素が強いもの。

Aは通常どおりAI議事録を使い、共有範囲だけ確認します。Bは、秘密保持契約（NDA）の中に第三者サービスへの開示や録音に関する定めがないかを確認し、必要なら相手方に事前に伝えて同意を得てから使います。Cは、原則としてAIに通さず手書き・手入力にする、あるいは要約のみを人が作成して保存する運用が無難です。

この分類は、A4一枚のメモで十分です。「この会議はBだから、録音前に相手に確認する」と決めておくだけで、判断の速さがまったく変わります。会議の性質によってはAIを使わないと決めておくことも、有効な手段のひとつです。

録音と参加者への告知はどうする

AI議事録の多くは録音または音声の取り込みを前提にしています。参加者に無断で録音・文字起こしを行うと、社内の信頼関係にも、取引先との関係にも影響します。会議の冒頭で「AIツールで文字起こしを行います。記録は社内の◯◯に保存します」と口頭で伝え、オンライン会議なら招待メールにも一文入れておくのが実務的です。

社外の相手が同席する会議では、開始前に確認を取ります。相手が難色を示した場合は、その場でAI機能をオフにできるよう、事前に操作方法を把握しておくとスムーズです。Zoomなどオンライン会議ツールに組み込まれたAI要約機能を使う場合も、記録の保存先が自社の管理下にあるか、管理者がログを確認できるかを見ておきましょう。

録音データそのものを残すか、文字起こしだけ残すかも決めておきたい点です。音声は声質という個人に関わる情報でもあるため、不要なら会議後に削除する運用にしておくと、管理する対象が減ります。

小さな会社でも回るAI議事録の社内ルールの作り方

ルールは長くしないことが続けるコツです。決めるのは5項目で足ります。①使ってよいサービス（会社が契約したものに限定する）、②AIを使わない会議の種類、③議事録の保存場所と閲覧できる人、④保存期間と削除のタイミング、⑤社外が同席する会議での告知・同意の手順。これを社内共有のドキュメント1枚にまとめます。

作ったら、入社・業務委託の開始時に必ず読んでもらう流れに組み込みます。業務委託やアルバイトの方が個人のアカウントで議事録を取ってしまう事故は、ルールを知らないことが原因になりがちです。秘密保持の取り決めの中に、生成AIサービスへの入力に関する一文を入れておく形も検討できます。

運用を始めたら、半年に一度は見直しを。サービス側の仕様やデータの取り扱い方針は更新されることがあるため、契約中のサービスについても、各社の公式サイトで最新の利用規約とセキュリティ情報を確認してください。個人情報や電子帳簿保存法に関わる記録の保存方法は、所管官庁の資料もあわせて確認しておくと安心です。

サービスを比べるときの見るべき順番

比較サイトの評点よりも、自社の会議の中身に合うかどうかが先です。見る順番は、①学習利用の有無と設定可否、②管理者機能（権限設定・ログ・アカウント停止）、③データの保存場所と保存期間の設定、④退会時のデータ削除、⑤精度や使い勝手、の順。①〜④が要件を満たさないサービスは、精度が高くても機密性の高い会議には向きません。

法人での利用なら、管理者が全メンバーの利用状況を把握できることが実務上とても重要です。ひとり社長のうちは不要に見えても、人が増えたときに設定を変えられる余地があるかどうかで、後の手間が変わります。

料金や提供プランの条件はサービスごとに異なり、変更されることもあります。最新の内容は各社の公式サイトでご確認ください。契約前に、セキュリティに関する説明資料を出してもらえるかを問い合わせてみるのも一つの方法です。

判断に迷ったら専門家に相談を

個人情報を含む記録の取り扱い、取引先との秘密保持契約の解釈、従業員の会議録音に関する労務上の配慮は、会社の状況によって考え方が変わることがあります。自己判断で進めた結果、契約違反と扱われることもあり得ますので、線引きに迷う場面では早めに相談するのが安全です。

秘密保持契約や利用規約の解釈、情報漏洩が起きたときの対応は弁護士に、従業員の記録や人事関連情報の取り扱いルールづくりは社会保険労務士に、議事録の保存が帳簿書類の保存要件に関わる場合は税理士にご確認ください。顧問がいない場合は、各士業会の相談窓口を入口にする方法もあります。

よくある質問