法人カードと会計ソフトの連携｜freee・マネーフォワード・弥生への明細取り込み手順

法人カードの明細を会計ソフトに取り込む方法は2つ

法人カードの明細を会計ソフトに流す方法は、大きく「自動連携（API・アグリゲーション）」と「CSVの手動取り込み」の2つです。自動連携は、会計ソフト側にカード会社のWeb明細サービスのIDを登録しておくと、利用明細が定期的に取り込まれる仕組みです。毎月の作業は、取り込まれた明細に勘定科目を割り当てて登録するだけになります。

CSV取り込みは、カード会社のWeb明細から利用明細をCSVでダウンロードし、会計ソフトのインポート機能で読み込む方法です。自動連携の対象外のカードや、法人単位でまとめてダウンロードしたい場合に使います。締め日のあとにまとめて処理できるので、件数が多くない会社なら十分に回ります。

どちらを選ぶかの判断は単純です。まず使っているカードが会計ソフトの自動連携に対応しているかを会計ソフト側の連携先一覧で調べ、対応していれば自動連携、対応していなければCSV。これだけです。対応状況は変わることがあるため、各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。

freeeで法人カードを連携するときの流れ

freeeで法人カードを扱う場合、口座やカードを登録する画面からカード会社を検索し、Web明細サービスのログイン情報を登録して同期する流れが基本です。同期されると、利用明細が未処理の取引として一覧に並びます。ここで取引ごとに勘定科目と取引先を選び、登録していきます。

作業を軽くする鍵は、自動で経理のルールを育てることです。同じ利用先が繰り返し出てくるカード決済は、一度勘定科目を決めてルールとして保存しておくと、次回以降は候補が自動で入ります。サブスクリプション、通信費、交通系の決済など、毎月出るものから登録すると効果が出やすいです。

自動連携が使えないカードの場合は、CSVのインポート機能を使います。カード会社のCSVはそのままでは列の並びが合わないことがあるため、日付・内容・金額の列を会計ソフトの取り込み形式に合わせて整えてから読み込みます。取り込み形式の仕様は、freeeのヘルプで最新のものを確認してください。

マネーフォワードで法人カードを連携する場合

マネーフォワード クラウド会計でも、データ連携の設定画面からカード会社を選び、Web明細のアカウントを登録して明細を取得する流れになります。取得された明細は自動で仕訳の候補になり、勘定科目を確認して確定させると仕訳が作られます。同じグループのクラウド経費や請求書を併用している場合、経費精算のデータと会計の間で連携できる構成になっています。

マネーフォワード 法人カード 連携で迷いやすいのが、「カード決済の仕訳をいつ立てるか」です。利用日ベースで未払金として計上し、引き落とし日に預金と相殺する流れにするのか、引き落とし日にまとめるのかを先に決めておくと、月次の締めがぶれません。期末をまたぐ利用がある会社は、利用日ベースのほうが決算で整理しやすいことが多いです。会社の状況に合うかは顧問税理士に確認してください。

連携がうまくいかないときの原因は、Web明細サービス側のパスワード変更や追加認証であることがよくあります。カード会社のサイト側の仕様変更で一時的に取得できなくなることもあるため、止まったときはCSVで補う運用を決めておくと慌てません。

弥生会計・弥生の製品で法人カード明細を取り込むには

弥生の製品でも、金融機関やカード会社の明細を取り込むサービスを使って取引データを取得し、仕訳に変換していく流れがあります。取得した明細は、内容に応じて勘定科目を割り当てて仕訳を作成します。デスクトップ製品を使っている場合は、取り込み用のファイル形式に合わせてCSVを整えて読み込む方法も選べます。

弥生を使っている会社は、記帳を会計事務所と分担しているケースが少なくありません。その場合は、カード明細を自分で仕訳まで起こすのか、明細データと領収書だけ渡すのかを最初に決めておくと二重作業が防げます。データの受け渡し方法（クラウド共有か、CSVか）も併せて決めておきます。

法人カード 弥生会計 連携で取り込みがずれる典型は、締め日の扱いと、キャンセル・返金のマイナス行です。返金行をそのまま取り込むと同じ科目のマイナスになるため、元の取引と対応が取れているかを月次で確認しておくと安心です。

JCBなどカード会社のCSVを使うときの注意点

JCBをはじめ多くのカード会社は、会員向けのWeb明細サービスから利用明細をCSVでダウンロードできる機能を用意しています。法人カードの場合、カード単位ではなく法人単位で全カードの明細をまとめて出力できることもあり、追加カードを複数枚配っている会社では便利です。出力できる期間や形式はカード会社によって違うため、契約しているカード会社の公式サイトで確認してください。

CSVを扱うときの注意は3つです。1つ目は文字コードで、そのまま開くと文字化けすることがあります。2つ目はヘッダー行や合計行が含まれる場合で、取り込み前に不要な行を削除します。3つ目は、同じ月を二度取り込んでしまう重複で、取り込み済みの期間をどこかに記録しておくと防げます。

毎月同じ加工をするなら、加工手順を手順書として1枚にまとめておくと、担当が代わっても回ります。「いつ（締め日の翌営業日に）」「何を（前月分の利用明細CSVを）」「どこに（会計ソフトのインポート画面に）」という形で書いておくのがおすすめです。

経費精算システムを挟むべきか、会計ソフトに直結でよいか

楽楽精算のような経費精算システムや、会計ソフトに付属する経費精算機能を挟むかどうかは、社員がカードを何枚持っているかで判断すると分かりやすいです。カードが社長1枚だけ、あるいは数枚で、使う人が自分で経理も見ているなら、会計ソフトに直結で十分なことが多いです。明細に領収書の画像を紐づけられれば、証憑の管理も会計ソフト側で完結します。

一方、追加カードを部署や担当者に配っていて、利用者本人に用途を入力してもらう必要があるなら、経費精算システムを挟む構成が向きます。カード明細を経費精算システムに取り込み、利用者がスマホで用途と領収書を登録し、承認を経て会計ソフトへ連携する流れです。承認の記録が残るため、内部統制の面でも説明しやすくなります。

判断の順番はこうです。①カードの枚数と利用者の数、②承認フローが必要か、③領収書の保存をどこで行うか。①が少なく②が不要なら会計ソフト直結、①が増えるか②が必要になった時点で経費精算システムを検討、という順で考えると迷いません。導入可否や対応形式は各サービスの公式サイトで確認してください。

連携を始める前に決めておく3つの運用ルール

1つ目は、私的利用の線引きです。法人カードで個人的な支払いをしてしまった場合の処理方法（役員貸付として処理するのか、その都度精算するのか）を先に決めておきます。処理の仕方によって税務上の扱いが変わることがあるため、判断に迷うものは税理士にご確認ください。

2つ目は、領収書・レシートの保存方法です。カード明細だけでは内容が分からない支出もあるため、証憑をどこに保存するかを決めておきます。電子データで受け取った領収書の保存については電子帳簿保存法の考え方が関わるため、要件の詳細は国税庁の資料を確認してください。

3つ目は、明細チェックの担当と頻度です。月に一度、締め日のあとに明細を通しで見る時間をカレンダーに入れておくと、身に覚えのない請求やサブスクの解約漏れに早く気づけます。仕訳の科目設定や決算をまたぐ処理で判断に迷うときは、顧問税理士に相談しながら運用を固めていくのが安全です。

よくある質問