WordとCopilotで文字起こしする手順｜Microsoft 365でできる範囲

WordとCopilot、どこまで文字起こしできるのか

まず全体像を整理します。Microsoftの環境で会議を文字にする方法は、大きく「Wordのトランスクリプト機能」「Teamsの文字起こし機能」「Copilotによる要約」の3つに分かれます。音声をテキストに変える役割を担うのは前の2つで、Copilotは基本的に、できあがったテキストや会議の記録をもとに要約・整理をする役割だと考えると混乱しません。

Wordのトランスクリプト機能は、録音済みの音声ファイルをアップロードして文字起こしする使い方と、その場で録音しながら文字起こしする使い方があります。ICレコーダーやスマホで録った対面会議の音声を扱いたいなら、この機能が入口になります。

一方、オンライン会議をTeamsで開いているなら、会議中に文字起こしをオンにするだけで、発言者ごとに区切られたテキストが会議後に残ります。あとからファイルを変換する手間がないぶん、こちらのほうが早くて正確に近づきやすい、というのが実務上の感覚です。どちらを使うかは「会議が対面かオンラインか」で決めるのがいちばん迷いません。

必要なプランを確認する｜買い切りOfficeでは使えないことがある

よくあるつまずきが、パソコンに入っているWordを開いても文字起こしのボタンが見当たらない、というケースです。Wordのトランスクリプト機能は、Microsoft 365のサブスクリプション契約でサインインしていることが前提で、かつWebブラウザ版のWordから使う形が中心になっています。買い切り型のOffice製品や、サインインしていない状態では表示されないことがあります。

Copilotについても、Microsoft 365に自動で全部ついてくるわけではなく、法人向け・個人向けそれぞれでCopilotを使うためのライセンスや上位プランが必要になる場合があります。さらに、Teamsの文字起こしや録画は、組織の管理者が機能をオフにしていると利用できません。ひとり社長で自分が管理者なら自分で設定できますが、委託先や親会社のテナントを使っている場合は確認が要ります。

判断の順番としては、①いま契約しているのがサブスクリプションか買い切りかを確認する、②サブスクなら Office.com にサインインしてWebブラウザ版Wordで機能が出るか試す、③Copilotを使いたいならライセンスの追加要否を管理センターまたは契約書で確認する、の順が効率的です。プラン構成や提供範囲は変わることがあるため、最新の内容はMicrosoftの公式サイトでご確認ください。

Wordで録音ファイルを文字起こしする手順

用意するものは、会議の音声ファイルと、Microsoft 365でサインインできるアカウントです。音声ファイルは一般的な形式（mp3、wav、m4aなど）で、会議が長い場合は分割しておくと扱いやすくなります。スマホのボイスメモで録った場合は、あらかじめOneDriveなどに保存しておくとアップロードが楽です。

手順は次の流れです。ブラウザでOffice.comにサインインし、Wordの新規文書を開きます。［ホーム］タブのディクテーション（音声入力）のメニューから「トランスクリプト」を選び、表示されたパネルで音声ファイルをアップロードします。処理には音声の長さに応じて時間がかかるので、その間はタブを開いたままにしておきます。

変換が終わると、時間と話者（話者1、話者2といった形）で区切られたテキストがパネルに並びます。ここで再生しながら聞き直し、誤変換を直していきます。仕上げに「ドキュメントに追加」を選べば、本文に流し込めます。話者名は自動では実名になりませんので、あとから置換機能で一括変更すると早く終わります。

Teamsの会議をそのまま議事録にする流れ

オンライン会議なら、Teamsで会議を開始したあと、その他の操作メニューから「文字起こしを開始」または「レコーディングを開始」を選びます。参加者には記録中であることが表示されますが、録音・録画を行うことは会議の冒頭で口頭でも伝えておくと、あとからのトラブルを避けやすくなります。社外の方が同席する会議では、事前に一言確認しておくのが無難です。

会議が終わると、文字起こしのテキストは会議のチャットや会議詳細の画面から開けます。ここから全文をコピーしてWordに貼り付ければ、そのまま議事録のたたき台になります。発言者名が付いているぶん、Wordの音声ファイル変換より整理の手間が減ります。

なお、日本語で文字起こしする場合は、会議中に言語設定が日本語になっているかを最初に確認してください。英語のままだと、まったく読めないテキストが並ぶことがあります。ここは開始時の数秒で防げるので、毎回の習慣にしておくとよい部分です。

Copilotで要約する｜「議事録らしい形」にする指示の出し方

文字起こしのテキストは、そのままでは読むのがつらい量になります。ここでCopilotに要約させると、議事録として配れる形に近づきます。Copilotが使える環境なら、WordにテキストをペーストしたうえでCopilotに指示を出すか、Teams会議であれば会議後の画面からCopilotに要約を依頼します。

指示は、ざっくり「要約して」と言うより、出力してほしい形を先に決めたほうが安定します。たとえば「次の見出しで整理してください。1)決定事項 2)未決事項と次回までの宿題 3)担当者と期限 4)その他の論点」のように、項目を指定します。さらに「発言の言い回しは変えてよいが、数字と固有名詞は原文どおりに」と添えると、事実関係のブレを減らせます。

ただし、要約は誤りを含むことがあります。特に金額、期日、社名、決定なのか検討中なのかの区別は、人の目で元テキストと突き合わせてください。契約や人事など影響の大きい内容を含む会議では、要約だけを正式な記録として残さず、元の文字起こしも保管しておくと安心です。

精度が上がらないときのチェックと、他ツールとの選び分け

精度が低いと感じたら、まず音声そのものを疑います。マイクから遠い、複数人が同時に話す、エアコンや紙をめくる音が入る、といった条件では、どのAIでも結果は崩れます。対面会議ならレコーダーをテーブル中央に置く、オンラインなら各自がヘッドセットを使う、この2つだけで体感はかなり変わります。

次に、専門用語や社名です。業界特有の略語は誤変換されやすいので、議事録テンプレートに用語リストを用意しておき、変換後に置換でまとめて直す運用にすると、毎回同じ手直しを繰り返さずに済みます。

ツールの選び分けは、この順で考えると整理できます。①会議がTeams中心で、すでにMicrosoft 365を契約している → Teams＋Copilotで完結させる。②対面会議や電話の録音が多い → Wordのトランスクリプト、または録音特化の文字起こしサービスを検討する。③話者の特定や高い精度が業務上重要 → 専用サービスの比較を行う。いずれも料金や提供範囲は変わりますので、各社の公式サイトで最新の情報をご確認ください。

議事録の保存と社内ルール｜作ったあとに決めておくこと

文字起こしができるようになると、記録が一気に増えます。そこで先に決めておきたいのが、保存場所と保存期間です。会議の録音データとテキストをSharePointやOneDriveのどのフォルダに置くか、誰がアクセスできるか、いつ削除するかを、簡単なルールとして書き出しておきましょう。取締役会や人事に関する記録は、アクセス範囲を絞る必要が出てきます。

また、会議の録音には社外の方の発言や個人情報が含まれることがあります。取得の目的や保存方法について、社内の取り扱いを整理しておくことが望まれます。電子データの保存については、電子帳簿保存法など関連する制度の考え方もありますが、要件の詳細は所管官庁の公表資料をご確認ください。

株主総会や取締役会の議事録のように、法令で作成や記載事項が定められている書類は、AIの要約をそのまま最終版にせず、形式が要件を満たしているかを確認する必要があります。会社の記録として何をどう残すべきか迷う場合は、司法書士や弁護士、税務に関わる部分は税理士にご相談ください。バックオフィスの初期設計の段階で一度相談しておくと、あとからの作り直しを減らせます。

よくある質問